Отчитываться в военкомат обязаны все организации и предприниматели, у которых есть работники. Сроки зависят от вида сведений: одни подаются один раз при приеме сотрудника, другие — ежегодно. Ниже — что именно и когда нужно сдать, чтобы не получить штраф.
Какие сведения бизнес подает в военкомат
Работодатель сообщает в военный комиссариат о приеме и увольнении работников, подлежащих воинскому учету. Также нужно подавать сведения об изменениях в документах воинского учета сотрудника: смена фамилии, адреса, семейного положения, образования.
Отдельно бизнес передает в военкомат сведения о сотрудниках, состоящих на воинском учете, и о тех, кто обязан состоять, но не делает этого. Эти данные нужны для ведения общего учета призывников и военнообязанных.
Есть и обязанность, связанная с самим учетом: организации и ИП с работниками представляют в военкомат сведения о принятых и уволенных сотрудниках. Точный перечень полей и форму документов уточняйте в своем военном комиссариате — требования могут отличаться по районам.
Сроки: когда подавать сведения
По общему правилу сведения о приеме и увольнении работников подаются в течение пяти дней. Отсчет идет от даты события — приказа о приеме или увольнении. Если сотрудник принят в пятницу, срок начинает течь с этой даты, а не с понедельника.
Ежегодные сведения о состоянии воинского учета организация подает до 15 февраля. Речь идет о сведениях по состоянию на 1 января текущего года. Эту дату удобно держать в календаре: она наступает раньше, чем большинство налоговых сроков.
Сведения об изменениях в документах работника подаются в течение двух недель с момента, когда вы узнали об изменении. Например, сотрудник сменил фамилию и принес новый паспорт — отсчет идет от этого дня.
Как отправить сведения: пошаговый порядок
Сначала проверьте, стоит ли сотрудник на воинском учете. Посмотрите его военный билет или приписное удостоверение, уточните категорию учета. Без этих данных вы не сможете заполнить сведения корректно.
Затем заполните документ по форме, которую использует ваш военкомат. Уточните формат заранее: бумажный бланк, электронная форма или отправка через систему электронного документооборота. Часть комиссариатов принимает сведения по защищенным каналам связи.
Отправьте документ в военкомат по месту нахождения организации или по месту жительства ИП. Сохраните подтверждение отправки: отметку о приеме, квитанцию или протокол из системы. Это доказательство того, что обязанность исполнена в срок.
Ведите журнал учета: фиксируйте дату приема и увольнения каждого работника, дату отправки сведений и номер исходящего документа. При проверке такой журнал закрывает большинство вопросов.
Ошибки, которые приводят к проблемам
Первая ошибка — подавать сведения только по тем, кто уже служил. Учитывать нужно и тех, кто обязан состоять на учете, но пока не оформил документы. Пропуск такой категории — самое частое нарушение.
Вторая ошибка — считать, что ИП без сотрудников ничего не должен. Обязанность возникает, когда появляются работники. Но как только вы заключили трудовой договор, сроки начинают действовать.
Третья ошибка — тянуть с уведомлением об увольнении. Пять дней проходят быстро, особенно если приказ подписан перед выходными. Отправляйте сведения в день издания приказа или на следующий рабочий день.
Четвертая ошибка — отправлять сведения в «свой» военкомат, а не тот, который обслуживает адрес организации. Адрес регистрации ООО и фактический адрес офиса могут не совпадать. Уточните, какой комиссариат закреплен за вашим адресом.
Последствия за просрочку и отсутствие сведений
За непредставление или несвоевременное представление сведений по воинскому учету предусмотрена ответственность. Она наступает по законодательству об административных правонарушениях. Точный состав нарушения и размер санкции уточняйте по действующей редакции закона.
Ответственность может быть возложена как на организацию, так и на должностное лицо — руководителя. Для ИП ответственность наступает как для должностного лица. При повторных нарушениях санкции усиливаются.
Помимо штрафа, есть репутационный риск: при проверке военкомат может запросить документы за прошлые периоды. Если журнал учета не ведется, восстановить картину сложно. Тогда нарушением может обернуться каждая неподанная карточка.
Как выстроить работу с военкоматом
Назначьте ответственного за воинский учет. Это может быть кадровик, бухгалтер или сам руководитель. Главное — чтобы у человека был доступ к приказам о приеме и увольнении и к документам воинского учета сотрудников.
Сверяйте списки сотрудников с данными военкомата раз в квартал. Так вы вовремя заметите тех, кто сменил категорию учета или получил новый документ. Это дешевле, чем разбираться с пропусками при проверке.
Храните подтверждения отправки вместе с кадровыми документами. Если сведения отправлены электронно, сохраняйте протоколы. Срок хранения — не меньше, чем срок хранения самих кадровых документов.
Частые вопросы
Нужно ли ИП без сотрудников отчитываться в военкомат?
Нет. Обязанность подавать сведения возникает, когда у ИП появляются работники, подлежащие воинскому учету. Пока трудовых договоров нет, сдавать нечего.
В какой срок сообщить о приеме нового сотрудника?
В течение пяти дней с даты приказа о приеме. Отсчет идет от даты события, а не от первого рабочего дня сотрудника.
Что будет, если не подать ежегодные сведения до 15 февраля?
Это нарушение обязанности по воинскому учету. Возможна административная ответственность организации и должностного лица. Точный размер санкции уточняйте по действующей редакции закона.
Можно ли отправить сведения в военкомат электронно?
Да, если ваш комиссариат принимает документы по защищенным каналам связи. Уточните формат заранее и сохраните протокол отправки как подтверждение.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.