Сдать отчетность в налоговую можно через бухгалтерскую программу, сервис оператора электронного документооборота или личный кабинет на сайте ФНС. Для владельца бизнеса важен не бренд программы, а то, что она формирует отчет по установленному формату, подписывает его электронной подписью и подтверждает отправку. Ниже — что учесть при выборе и как не сорвать сроки.
Из чего вообще выбирать
Первый вариант — учетная программа, в которой вы ведете бухгалтерию. Она считает налоги и формирует декларации из уже внесенных данных. Плюс в том, что не нужно переносить цифры вручную. Минус — отправка обычно требует подключенного модуля и электронной подписи.
Второй вариант — сервис оператора электронного документооборота. Вы заполняете декларацию прямо в нем или загружаете файл, подписываете и отправляете. Такой сервис не ведет учет, но хорошо справляется именно с отправкой и хранением подтверждений.
Третий вариант — личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Он бесплатный, но подходит не для всех форм и не всегда удобен, если отчетов много. Для небольшого ИП с парой деклараций в год этого может хватить.
Что программа должна уметь
Главное — формировать отчет в электронном формате, который принимает налоговая. Декларацию по НДС подают только в электронной форме (ст. 174 НК РФ). Бумажный вариант здесь не подойдет.
Второе — работать с электронной подписью. Без действующей подписи отправить отчет не получится. Следите, чтобы срок ее действия не истек в разгар сдачи отчетности.
Третье — показывать подтверждение отправки и результат приема. Сохраняйте квитанции. Если возникнет спор о сроке, именно они докажут, что вы отправили отчет вовремя.
Четвертое — обновляться. Формы деклараций меняются, и программа должна получать новые версии. Устаревшая версия — частая причина отказа в приеме.
Сроки, которые задают ритм работы
По УСН организация подает декларацию не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ).
По НДС декларацию подают не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Для вновь созданных организаций и вновь зарегистрированных ИП есть отдельное правило: декларацию подают не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом, в котором организация была создана или ИП зарегистрирован (ст. 80 НК РФ). Это касается первого отчета.
Порядок действий при отправке
Сначала проверьте, что учетные данные за период закрыты: все операции внесены, суммы сошлись. Потом сформируйте декларацию в программе и просмотрите ее на экране — не отправляйте вслепую.
Далее подпишите файл электронной подписью и отправьте. Дождитесь квитанции о приеме. Если пришел отказ, прочитайте причину: чаще всего это неверный формат, устаревшая версия формы или проблема с подписью.
После успешной отправки сохраните квитанцию и файл декларации. Держите их в отдельной папке по годам и кварталам. При проверке или требовании из налоговой вы быстро найдете нужное.
Частые ошибки и их последствия
Самая дорогая ошибка — отправка в последний день. Если в этот момент программа не обновилась или подпись не сработала, времени на исправление не останется. Отправляйте за несколько дней до срока.
Вторая ошибка — работа в устаревшей версии программы. Форма не проходит проверку формата, и налоговая не принимает отчет. Обновляйте программу до отправки, а не после.
Третья — отправка не в ту инспекцию. Декларацию представляют в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (ст. 80 НК РФ). Проверьте, какая инспекция указана в вашем профиле.
Последствие пропущенного срока — не только штраф. По НДС при непредставлении декларации может быть заблокирован расчетный счет. Поэтому настройте напоминания в календаре под каждый срок.
Как выбрать под свой бизнес
Если вы ИП на УСН без сотрудников и с небольшим оборотом, вам хватит сервиса для отправки или личного кабинета. Платить за тяжелую учетную программу смысла мало.
Если у вас ООО с НДС, сотрудниками и регулярными операциями, нужна программа, которая ведет учет и сразу формирует декларации. Тогда отправка становится продолжением работы, а не отдельной задачей.
Если отчетов много и они разные, берите сервис с понятной историей отправок и хранением квитанций. Это экономит время при сверках и требованиях из налоговой.
Частые вопросы
Можно ли сдавать отчетность бесплатно?
Да, через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Но набор форм и удобство там ограничены, а для НДС все равно нужна электронная подпись.
Нужна ли электронная подпись для отправки?
Да, отчет подписывают электронной подписью. Проверьте заранее, что она действует и подходит для отчетности.
Что делать, если пришел отказ в приеме?
Прочитайте причину в квитанции. Чаще всего помогает обновление программы или исправление формата, после чего отчет отправляют снова.
Когда подавать первую декларацию новой компании?
Не позднее 20-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором организация создана или ИП зарегистрирован (ст. 80 НК РФ).
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.