Проверить кассу можно через личный кабинет налогоплательщика или запросом в свою инспекцию. Отдельной «проверки кассы» налоговая не проводит: сведения о зарегистрированной ККТ она получает при регистрации и перерегистрации, а отчётность по кассе проверяет в рамках камеральной проверки. Ниже — что именно сверить и в каком порядке действовать.
Что налоговая видит по вашей кассе
Каждый фискальный аппарат передаёт данные оператору фискальных данных, а тот — в налоговую. Поэтому инспекция знает, какая касса за вами зарегистрирована, по какому адресу установлена и какие чеки по ней пробиваются. Если касса не зарегистрирована или снята с учёта, а выручка идёт, для налоговой это выглядит как торговля без применения ККТ.
Проверка кассы в налоговой — это, по сути, сверка трёх вещей: есть ли касса в реестре, совпадают ли данные регистрации с фактической точкой и соответствует ли выручка в отчётах сумме пробитых чеков. Расхождения по любому пункту дают повод запросить пояснения.
Как проверить регистрацию кассы самостоятельно
Зайдите в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. В разделе по контрольно-кассовой технике виден список ваших кассовых аппаратов: модель, заводской номер, адрес установки, дата регистрации и статус. Если аппарата в списке нет, значит, с точки зрения налоговой он не зарегистрирован.
Второй способ — направить запрос в свою инспекцию. Ответ придёт в виде выписки из реестра. Такой документ полезен, если вы покупаете готовый бизнес с кассой или принимаете аппарат от прежнего владельца: важно убедиться, что касса перерегистрирована на вас, а не числится за продавцом.
Сверьте данные регистрации с реальностью. Адрес установки в карточке ККТ должен совпадать с адресом точки. Если вы переехали или открыли новое помещение, кассу нужно перерегистрировать. Работа на аппарате со старым адресом — типичная ошибка, которую выявляют при сверке.
Что проверяют в отчётности по кассе
Камеральная проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основе деклараций и документов, которые есть у инспекции (ст. 88 НК РФ). Специального решения руководителя для её начала не нужно. Срок — три месяца со дня, когда вы представили декларацию или расчёт (ст. 88 НК РФ).
Внутри этого срока инспекция может запросить пояснения и документы. Если данные кассы и отчётности расходятся, ждите требования. Отвечать нужно в срок, указанный в требовании, иначе инспекция вправе принять решение по имеющимся у неё данным.
Что сверить самому до подачи отчётности:
- сумму выручки по чекам за период и цифру в декларации;
- наличие чеков коррекции, если ранее были непробитые продажи;
- корректность смен: закрыта ли каждая смена, нет ли «зависших» открытых смен;
- соответствие системы налогообложения в настройках кассы и в декларации.
Порядок действий, если нашли ошибку
Сначала определите, в чём именно расхождение. Если касса не зарегистрирована — подайте заявление о регистрации через личный кабинет, укажите адрес установки и данные аппарата. До регистрации продажи через эту кассу проводить нельзя.
Если касса зарегистрирована, но адрес или другие сведения устарели — подайте заявление о перерегистрации. Это делается через кабинет ККТ, менять аппарат при этом не нужно.
Если выяснилось, что часть выручки прошла без чека, пробейте чеки коррекции. В них указывается причина и период, за который исправляете расчёт. После этого суммы в отчётности и в кассе сойдутся, и повода для доначислений станет меньше.
Если требование из налоговой уже пришло, отвечайте письменно и по существу. Приложите пояснения, копии чеков коррекции, отчёты о закрытии смен. Не оставляйте требование без ответа: молчание трактуется не в вашу пользу.
Ошибки, которые дороже всего стоят
Первая — работать без зарегистрированной кассы. Это нарушение порядка применения ККТ, и оно выявляется быстро: данные о расчётах налоговая получает в электронном виде.
Вторая — указывать в карточке ККТ адрес, отличный от фактического. При выезде по адресу инспекция не находит аппарат и делает вывод, что на точке касса не применяется.
Третья — не отвечать на требования в рамках камеральной проверки. Проверка идёт своим ходом, и решение принимается по тем документам, что есть у инспекции.
Четвёртая — путать авансовые платежи и налог. Нарушение порядка исчисления или уплаты авансовых платежей само по себе не основание для привлечения к ответственности за нарушение законодательства о налогах и сборах (ст. 58 НК РФ). Но это не отменяет обязанности правильно отражать выручку по кассе.
Отдельно про выездные проверки. Выездная проверка проводится на основании решения налогового органа, в котором указаны проверяемые налоги и периоды (ст. 89 НК РФ). Если инспектор пришёл на точку, проверьте, что в решении есть ваши данные и предмет проверки. Касса при этом осматривается в присутствии понятых или с применением видеозаписи.
Как подготовиться заранее
Заведите привычку раз в месяц сверять отчёты о закрытии смен с выручкой в учёте. Расхождение проще исправить чеком коррекции сразу, чем объяснять его через полгода.
Держите карточку ККТ в актуальном состоянии: адрес, модель, заводской номер. При смене адреса или аппарата не откладывайте перерегистрацию.
Проверьте, у кого есть доступ к кассе. Если кассир может пробить чек без отражения в учёте, расхождения будут появляться снова. Ограничьте права и закрепите порядок работы с кассой внутренним документом.
Частые вопросы
Как узнать, зарегистрирована ли моя касса в налоговой?
Зайдите в личный кабинет налогоплательщика и откройте раздел по контрольно-кассовой технике. Там будет список ваших аппаратов со статусом и адресом установки. Если аппарата в списке нет, он не зарегистрирован.
Сколько длится камеральная проверка отчётности?
Три месяца со дня представления декларации или расчёта (ст. 88 НК РФ). Специального решения для начала проверки не требуется.
Что делать, если продажа прошла без чека?
Пробейте чек коррекции с указанием причины и периода. Так вы приведёте данные кассы в соответствие с фактической выручкой до того, как расхождение обнаружит инспекция.
Могут ли оштрафовать за неверный адрес установки кассы?
Да, это нарушение порядка применения ККТ. Инспекция приходит по адресу из карточки, не находит там аппарат и делает вывод, что касса на точке не применяется. Перерегистрируйте кассу при переезде.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.