Качественный учёт расходов держится на одном правиле: за каждой тратой стоит документ, и этот документ можно быстро найти. Проверить это владелец может сам, не разбираясь в проводках. Достаточно посмотреть на несколько случайных операций и задать бухгалтеру несколько прямых вопросов.
Зачем владельцу вообще это проверять
Расходы уменьшают налог к уплате. Но только те, которые вы можете подтвердить документами. Если документов нет или они оформлены с ошибками, налоговая может снять расходы при проверке. Тогда налог придётся доплатить.
Ответственность за это лежит на компании, а не на бухгалтере. Поэтому проверять, как устроен учёт, — ваша задача как владельца. Делать это стоит регулярно, а не один раз в год.
Признаки, что учёт расходов в порядке
Хороший учёт виден по косвенным вещам, без погружения в детали.
- На каждую трату есть документ от поставщика: договор, счёт, акт или другой подтверждающий документ.
- Документы хранятся так, что нужный находится за пару минут, а не за день поисков.
- Бухгалтер сам говорит вам, каких документов не хватает, а не ждёт, пока вы спросите.
- Сверки с поставщиками и покупателями проводятся регулярно, расхождений не копится.
- Отчётность сдаётся в срок, а не в последний момент и не после напоминаний.
- На ваши вопросы отвечают понятным языком, а не «это сложно, вам не нужно знать».
Если хотя бы половина пунктов не выполняется, стоит копнуть глубже.
Что владелец может проверить сам
Вам не нужны бухгалтерские программы. Достаточно нескольких простых действий.
Выборочная проверка трат. Возьмите несколько платежей за последний месяц — например, оплату аренды, закупку товара, оплату услуг подрядчика. Попросите показать документы по каждому. Если по какой-то трате документов нет, спросите, как она отражена в учёте.
Проверка на «висящие» авансы. Спросите, есть ли поставщики, которым вы перечислили деньги, а документы так и не получили. Такие суммы копятся годами и создают риск.
Сверка с контрагентами. Раз в квартал полезно сверять расчёты с крупными поставщиками и покупателями. Расхождение означает, что у кого-то учёт идёт неверно.
Проверка сроков. Уточните, когда сдана последняя отчётность и нет ли задолженности перед бюджетом. Просрочки и долги — прямой сигнал проблем.
Проверка доступа к документам. Убедитесь, что вы сами можете получить доступ к первичным документам и отчётности. Если всё хранится только у бухгалтера и он не делится, это риск для бизнеса.
Что спросить у бухгалтера
Задайте вопросы прямо и посмотрите на реакцию. Спокойный и конкретный ответ — хороший знак. Раздражение или уход от темы — повод насторожиться.
- Как вы проверяете, что по каждой трате есть подтверждающий документ?
- Что вы делаете, если поставщик не прислал документы?
- Как я узнаю, что документы в порядке, если сам не разбираюсь в учёте?
- Какие расходы за последний период вы считаете рискованными и почему?
- Что произойдёт, если налоговая запросит документы по конкретной сделке?
Ответы должны быть понятными. Если бухгалтер не может объяснить простыми словами, как устроен учёт ваших расходов, это само по себе тревожно.
Тревожные сигналы
Обратите внимание на такие ситуации.
- Документы по сделкам появляются только после вашего напоминания.
- Бухгалтер просит подписать бумаги, суть которых не объясняет.
- Учёт ведётся в спешке, отчётность сдаётся с опозданием.
- На простые вопросы отвечают общими фразами.
- Вы не можете получить доступ к своим же документам.
- Сверки с контрагентами не проводятся или дают расхождения.
- Бухгалтер уклоняется от разговора о рисках и спорных расходах.
Каждый сигнал по отдельности не катастрофа. Но несколько сразу означают, что учёт стоит пересмотреть.
Что делать при проблемах
Сначала поговорите с бухгалтером и обозначьте, что именно вас беспокоит. Иногда достаточно наладить обмен документами и договориться о регулярных сверках.
Если ситуация не меняется, проведите независимую проверку учёта. Сторонний взгляд покажет, есть ли реальные ошибки и насколько они серьёзны. По итогам решите: донастроить работу с текущим бухгалтером или передать учёт другим людям.
При смене бухгалтера обязательно примите дела по описи. Запросите документы, отчётность и доступы. Не оставляйте их только у прежнего исполнителя.
Частые вопросы
Как часто проверять, как ведётся учёт расходов?
Регулярно, а не раз в год. Достаточно выборочно смотреть документы по нескольким сделкам и сверяться с контрагентами.
Я не бухгалтер. Реально ли мне что-то проверить самому?
Да. Проверка наличия документов по тратам и сверка с поставщиками не требуют специальных знаний.
Что делать, если по части расходов нет документов?
Обсудите это с бухгалтером. Нужно понять, можно ли получить документы у поставщика или как правильно отразить такие траты.
Бухгалтер обижается на вопросы. Это нормально?
Нет. Понятные ответы на вопросы владельца — часть работы. Если диалог не складывается, стоит задуматься о смене исполнителя.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.