Средняя зарплата — это расчётная величина, которую бухгалтер получает из фактических выплат работнику и отработанного им времени. Она нужна для отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск, выходного пособия и других выплат. Считать её «на глаз» нельзя: ошибка меняет сумму к выплате и налоговую базу.
Зачем вам средняя зарплата
Средний заработок нужен в трёх типовых ситуациях. Первая — отпуск: отпускные считают от среднего дневного заработка за расчётный период. Вторая — увольнение: компенсация за неиспользованные дни отпуска тоже считается от среднего заработка. Третья — сокращение и отдельные компенсационные выплаты при увольнении.
Отдельно стоит вопрос налогов. По ст. 217 НК РФ от обложения освобождена часть выплат при увольнении: в общем случае это сумма в пределах трёхкратного размера среднего месячного заработка. Для работников, уволенных из организаций в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, порог выше — шестикратный размер. Для руководителя, его заместителей и главного бухгалтера действует тот же трёхкратный порог.
Отсюда практический вывод. Если вы платите выходное пособие сверх этих порогов, с превышения нужно удержать НДФЛ. Чтобы понять, где заканчивается необлагаемая часть, средний месячный заработок придётся посчитать документально.
Порядок действий
Шаг первый — определите расчётный период. По общему правилу это двенадцать календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором возник случай. Если работник уходит в отпуск в мае, вы берёте период с мая прошлого года по апрель текущего.
Шаг второй — соберите выплаты. В расчёт входят выплаты, связанные с оплатой труда: оклад, премии, надбавки, доплаты за работу в ночное время, за совмещение. Не входят выплаты социального характера: материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения. Больничные и отпускные тоже исключаются — вместе с днями, за которые они начислены.
Шаг третий — посчитайте отработанное время. Из расчётного периода вычитаются дни болезни, отпуска, командировок, простоя и другие периоды, когда за работником сохранялся средний заработок или он не работал.
Шаг четвёртый — выведите средний дневной заработок. Сумму выплат делят на количество фактически отработанных дней в периоде. Для отпускных месяцы, отработанные полностью, считают по среднему числу дней в месяце, а неполные месяцы пересчитывают пропорционально.
Шаг пятый — умножьте на количество дней. Для отпускных и компенсации за отпуск берут дни отпуска. Для выходного пособия — рабочие дни первого месяца после увольнения.
Шаг шестой — проверьте налоги. Сравните сумму с порогами по ст. 217 НК РФ и удержите НДФЛ с превышения. Если у вас есть районные коэффициенты и процентные надбавки, учтите правило из ст. 210 НК РФ: часть выплат, относящаяся к таким коэффициентам и надбавкам, включается в налоговую базу по ставке, предусмотренной п. 1.2 ст. 224 НК РФ. Это касается выплат, которые определяются исходя из средней заработной платы.
Что подготовить и как оформить
Расчёт делайте на бумаге или в учётной программе, но результат должен быть проверяемым. Подготовьте расчётный листок с расшифровкой: период, сумма выплат по месяцам, отработанные дни, средний дневной заработок, итоговая сумма.
Если средний заработок нужен для выходного пособия при сокращении, приложите приказ об увольнении и документ, подтверждающий основание. Для отпускных достаточно записки-расчёта и приказа на отпуск.
Храните расчёт вместе с кадровыми документами. При проверке инспектор попросит показать, из чего сложилась сумма. Если расчёт не сходится с табелем и расчётными ведомостями, вопросы возникнут и по НДФЛ, и по страховым взносам.
Частые ошибки
Первая ошибка — включать в расчёт всё подряд. Материальная помощь и компенсация обедов не имеют отношения к оплате труда. Их попадание в базу завышает средний заработок и, как следствие, выплаты и налоги.
Вторая — не исключать больничные и прошлые отпускные. Двойной счёт этих сумм завышает результат, а неверное число дней искажает средний дневной заработок.
Третья — путать календарные и рабочие дни. Для отпускных нужны календарные дни, для выходного пособия — рабочие по графику работника. Подмена даёт ошибку в разы.
Четвёртая — забыть про районные коэффициенты и надбавки. Для северных регионов это меняет и сумму выплаты, и налоговую базу.
Пятая — считать средний заработок один раз и использовать для всех случаев. Для разных выплат отличаются и период, и состав выплат, и единица измерения дней.
Последствия ошибок
Работник, которому недоплатили, вправе потребовать перерасчёт. При увольнении спор почти всегда заканчивается в его пользу, а к сумме добавляется компенсация за задержку выплаты.
Если средний заработок занижен, вы недоплатите НДФЛ и страховые взносы. При проверке налоговая доначислит налог, пени и штраф. Если завышен — переплатите работнику и не сможете вернуть разницу просто так.
Отдельный риск — неверное применение порогов по ст. 217 НК РФ. Выплата сверх трёхкратного или шестикратного размера среднего месячного заработка облагается НДФЛ. Если удержание не сделали, налог придётся платить из своих средств, а затем взыскивать с работника — а это возможно далеко не всегда.
Частые вопросы
Какой период берут для расчёта средней зарплаты?
По общему правилу — двенадцать календарных месяцев перед месяцем, в котором возник случай. Для отпускных это месяц начала отпуска, для компенсации при увольнении — месяц увольнения.
Входят ли в расчёт больничные и прошлые отпускные?
Нет. Эти суммы и дни, за которые они начислены, исключаются из расчётного периода. Учитываются только выплаты за фактически отработанное время.
Облагается ли выходное пособие НДФЛ?
Частично. По ст. 217 НК РФ не облагается сумма в пределах трёхкратного среднего месячного заработка, а для работников из районов Крайнего Севера и приравненных местностей — в пределах шестикратного. С превышения налог удерживается.
Что будет, если посчитать средний заработок неверно?
Недоплату придётся доплатить с компенсацией за задержку. Занижение базы приведёт к доначислению НДФЛ и страховых взносов, пеням и штрафу по итогам проверки.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.