Зарплату считайте за фактически отработанное время, отпускные — за дни отпуска, а с общей суммы платите страховые взносы и удерживайте НДФЛ. Отчётность по взносам проверяйте до отправки: расчёт с ошибками или недостоверными данными по сотрудникам считается непредставленным. Ниже — порядок действий и типичные сбои.
Что входит в расчёт зарплаты
Зарплата за месяц складывается из оклада или тарифа, доплат и надбавок, премий. Считайте её за фактически отработанные дни, а не за календарные. Если сотрудник был в отпуске, на больничном или в отгуле, эти дни оплачиваются отдельно и в оклад не входят.
Отдельно считайте выплаты, которые не являются платой за труд: отпускные, больничные, командировочные. Для них свои правила расчёта и свои сроки выплаты.
Из начисленной суммы удержите НДФЛ и перечислите его в бюджет. На сумму до вычета налога начислите страховые взносы. Работник получает сумму за вычетом налога, а взносы платит работодатель сверх зарплаты.
Как считать отпускные
Отпускные считайте за календарные дни отпуска. Сначала определите средний дневной заработок: выплаты за расчётный период разделите на число дней, которые этот период покрывают. Затем умножьте средний дневной заработок на количество дней отпуска.
В расчётный период включайте только выплаты, связанные с оплатой труда. Пособия, материальная помощь и компенсации в него не входят. Если сотрудник отработал месяц не полностью, дни считайте пропорционально.
Отпускные выплачивайте до начала отпуска. Если срок нарушить, сотрудник вправе требовать компенсацию, а компания — получить штраф по трудовому законодательству. Поэтому график отпусков и расчёт делайте заранее, а не в последний день перед отдыхом.
Сроки и порядок выплат
Зарплату платите не реже двух раз в месяц: аванс и окончательный расчёт. Конкретные даты закрепите в трудовых договорах и локальном акте. Если дата выпадает на выходной, выплату делайте накануне.
НДФЛ удерживайте при каждой выплате дохода. Страховые взносы начисляйте по итогам месяца с общей суммы выплат.
Деньги выдавайте сотруднику на карту или в кассе — способ закрепите в договоре. Каждую выплату оформляйте расчётным листком, где видно начисления, удержания и сумму к выдаче. Это снимает большинство споров о недоплате.
Отчётность по взносам и ошибки в ней
По страховым взносам вы сдаёте расчёт в налоговую. Проверяйте его перед отправкой: суммы по каждому сотруднику должны совпадать с итогами по всей организации, а персональные данные — идентифицировать застрахованных лиц.
Если в расчёте есть ошибки, суммы по сотрудникам не сходятся с общими показателями или указаны недостоверные персональные данные, расчёт считается непредставленным. Налоговая направит уведомление: не позднее следующего дня при электронной сдаче и не позднее 10 дней при сдаче на бумаге.
Устранить несоответствие нужно в пятидневный срок с даты отправки уведомления в электронной форме или в десятидневный — если уведомление направлено на бумаге. Подайте исправленный расчёт. Тогда датой представления будет считаться дата первоначальной сдачи — то есть срок сдачи вы не пропустили.
Частые ошибки владельца
Первая — платить зарплату один раз в месяц или сдвигать дату без документа. Это нарушение трудового законодательства и повод для жалобы.
Вторая — считать отпускные от оклада, не учитывая премии и доплаты за расчётный период. Сотрудник получит меньше положенного, а при проверке придётся доплатить.
Третья — отправлять расчёт по взносам без сверки итогов. Одна несовпадающая сумма по сотруднику превращает отчёт в непредставленный, и его придётся сдавать заново.
Четвёртая — не выдавать расчётные листки. Работник не видит, из чего сложилась сумма, и идёт с вопросом в инспекцию.
Частые вопросы
Когда платить отпускные?
До начала отпуска. Точную дату закрепите в локальном акте, чтобы не нарушать срок при переносе отпуска.
Что будет, если в расчёте по взносам суммы по сотрудникам не сойдутся с итогом?
Расчёт сочтут непредставленным. Налоговая пришлёт уведомление, и вы обязаны подать исправленный расчёт в пятидневный срок при электронной сдаче или в десятидневный при бумажной.
Можно ли платить зарплату раз в месяц?
Нет. Зарплату выплачивают не реже двух раз в месяц, даты фиксируют в трудовых договорах и локальном акте.
Нужно ли выдавать расчётный листок?
Да, по каждой выплате. В листке видны начисления, удержания и сумма к выдаче — это защищает от споров о недоплате.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.