Отчетность по зарплате привязана к календарю: часть форм сдают ежемесячно, часть — по итогам квартала и года. Если вы работодатель, у вас два основных блока: сведения о доходах физлиц и расчет по страховым взносам. Ниже — сроки и порядок действий, чтобы не ловить штрафы.
Какие формы и когда сдавать
По ст. 230 НК РФ документ со сведениями о доходах физических лиц и суммах исчисленного и удержанного налога за истекший налоговый период подается не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим. Это годовой отчет по доходам сотрудников.
По ст. 431 НК РФ персонифицированные сведения о физлицах — их персональные данные и суммы выплат и вознаграждений в их пользу за предшествующий календарный месяц — подаются не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. То есть это ежемесячная форма, и она идет отдельным потоком от квартального расчета.
Разделяйте два ритма. Ежемесячно вы отчитываетесь по выплатам за прошлый месяц, а по итогам квартала и года закрываете более крупные периоды. Путаница между этими сроками — самая частая причина просрочек.
Ежемесячные сроки: что уходит каждый месяц
Каждый месяц вы подаете персонифицированные сведения по выплатам за предыдущий месяц. Крайний срок — 25-е число следующего месяца. Если 25-е выпадает на выходной, ориентируйтесь на перенос, но не откладывайте на последний день: очередь в приеме и технические сбои никто не отменял.
Что попадает в форму: персональные данные сотрудников и суммы выплат и иных вознаграждений в их пользу. Если выплат в месяце не было, это не повод забыть про отчет — проверьте, какие сведения вы обязаны подать в вашей ситуации.
Заведите правило: закрыли расчет зарплаты за месяц — сразу готовьте сведения. Так дата сдачи не будет висеть в памяти до последнего дня.
Квартальные и годовые сроки
По ст. 230 НК РФ отчетные периоды — первый квартал, полугодие и девять месяцев. Срок по ним — не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом. За год — не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
По ст. 431 НК РФ расчет по страховым взносам сдается за расчетный (отчетный) период. В расчете отражаются сведения по каждому физлицу: суммы выплат и вознаграждений, база для исчисления взносов в пределах установленной предельной величины, суммы исчисленных взносов, а также база и взносы по дополнительному тарифу на обязательное пенсионное страхование.
Если у вас есть обособленные подразделения, сведения о доходах физлиц подаются с учетом этого. Российские организации с обособленными подразделениями представляют документ со сведениями о доходах и суммах налога в установленном порядке — уточните схему подачи по своим подразделениям заранее, а не в день сдачи.
Порядок действий для владельца
Шаг первый — составьте годовой календарь. Выпишите все даты 25-го числа по месяцам, добавьте 25 февраля как годовую дату. Повесьте календарь туда, где его видит тот, кто считает зарплату.
Шаг второй — назначьте ответственного. Один человек должен отвечать за подготовку, второй — проверять перед отправкой. Если вы ИП без сотрудников, ответственность на вас, и напоминания нужно ставить самому.
Шаг третий — сверяйте выплаты с данными учета до отправки. Суммы выплат и вознаграждений в отчете должны совпадать с тем, что вы фактически начислили. Расхождение — повод перепроверить расчет до сдачи, а не после.
Шаг четвёртый — сохраняйте подтверждение отправки. Дата и квитанция пригодятся, если возникнет спор о сроке.
Ошибки и последствия
Ошибка первая — пропустить месяц без выплат. Многие считают, что если зарплата не начислялась, то и отчитываться не нужно. Проверяйте обязанность по каждой форме отдельно.
Ошибка вторая — путать сроки ежемесячной и квартальной отчетности. Ежемесячные сведения и расчет за период — разные документы с разными датами.
Ошибка третья — отправлять в последний день. Технический отказ в приеме в этот момент превращается в просрочку.
Ошибка четвёртая — неверные персональные данные сотрудников. Сведения о физлицах должны быть актуальными: смена фамилии или паспорта — повод обновить данные до следующей сдачи.
Последствие просрочки — внимание налоговой и разбор ситуации. Точные суммы штрафов зависят от конкретного нарушения и нормы, по которой его квалифицируют, поэтому считайте риск по своей ситуации, а не по общим обещаниям из интернета.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать сведения, если в месяце не было выплат?
Обязанность зависит от конкретной формы и вашей ситуации. Проверьте по ст. 431 НК РФ, какие сведения о физлицах вы обязаны подать за этот месяц, и не пропускайте срок 25-го числа.
Когда сдавать годовой отчет по доходам сотрудников?
Не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Это срок по ст. 230 НК РФ для документа со сведениями о доходах и суммах исчисленного и удержанного налога.
Что будет, если опоздать с ежемесячными сведениями?
Просрочка означает нарушение срока подачи. Размер последствий зависит от нарушения и применяемой нормы, поэтому оценивайте риск по своей ситуации.
Распространяются ли сроки на организации с обособленными подразделениями?
Да, но подача сведений о доходах физлиц имеет особенности. Российские организации с обособленными подразделениями представляют такой документ в установленном порядке — уточните схему заранее.
Услуга по теме: Расчёт зарплаты, отпускных, больничных, пособий, увольнений.