Учитывать расходы может только ИП на УСН с объектом «доходы минус расходы». При объекте «доходы» расходы не уменьшают налог: ставка 6 % применяется ко всей сумме полученного дохода. Поэтому первое, что нужно сделать, — проверить, какой объект налогообложения у вас указан.
Какой объект у вас и что это меняет
На объекте «доходы» вы платите налог с поступлений. Затраты на закупку товара, аренду, зарплату, рекламу на сумму налога не влияют. Единственное, что снижает налог, — страховые взносы, но порядок их учёта зависит от условий вашего режима, поэтому сверьтесь с актуальной редакцией норм или уточните у бухгалтера.
На объекте «доходы минус расходы» налог считается с разницы между доходами и расходами. Здесь каждая подтверждённая и правильно оформленная трата прямо уменьшает платёж. Ошибка в документе или пропущенный расход — это переплата налога за год.
Объект налогообложения можно изменить, но не в любой момент: заявление подаётся до начала следующего года. Если вы только открываетесь, объект выбирается при регистрации.
Какие расходы можно учесть
Перечень расходов при УСН закрытый. В него входят, в частности, затраты на покупку товаров для перепродажи, сырья и материалов, на оплату труда, аренду, коммунальные услуги, услуги связи, рекламу, банковские комиссии, налоги и сборы, страховые взносы.
Отдельно про товары для перепродажи. Их стоимость списывается в расходы не в момент оплаты поставщику, а по мере реализации покупателю. Расходы на хранение, обслуживание и транспортировку таких товаров учитываются в том периоде, когда вы их фактически оплатили.
Если вы перешли на УСН с другого режима, часть затрат, сделанных до перехода, тоже можно учесть. Например, стоимость товаров, купленных для дальнейшей реализации до смены режима, списывается по мере их продажи. Это прямо предусмотрено ст. 346.25 НК РФ.
Как подтверждать расходы
Каждый расход должен быть документально подтверждён и экономически обоснован. На практике это значит: есть платёжный документ (платёжное поручение, кассовый чек, квитанция) и документ, подтверждающий получение товара или услуги (накладная, акт, договор).
Проверьте реквизиты. В чеке или накладной должны быть ваши данные как покупателя, дата, наименование и сумма. Чек без наименования товара, оплата на личную карту продавца, акт без подписи — всё это при проверке снимут из расходов.
Храните документы. Срок хранения — не менее четырёх лет после окончания года, в котором документ использовался. Если документы пропали, восстановить расход почти невозможно.
Что делать по шагам
- Проверьте в уведомлении о переходе на УСН, какой объект налогообложения вы применяете.
- Составьте список регулярных трат и сверьте каждую с закрытым перечнем расходов.
- Заведите правило: расход попадает в учёт только после оплаты и получения документа.
- Раз в месяц сверяйте банковскую выписку с папкой документов — так вы вовремя найдёте пропущенные чеки.
- Перед сдачей декларации проверьте, что каждая сумма в книге учёта доходов и расходов подкреплена документом.
Декларацию по УСН ИП подаёт не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). До этой даты у вас есть время исправить учёт.
Ошибки и последствия
Самая дорогая ошибка — учесть расход, которого нет в перечне или который не подтверждён. При проверке сумму снимут, налог пересчитают, добавят пени и штраф. Доказывать свою правоту придётся уже после того, как деньги спишут.
Вторая ошибка — списать товар в расходы сразу при оплате поставщику, не дождавшись продажи. Это занижает налог в текущем периоде.
Третья — путать личные и деловые траты. Покупка на личную карту, чек из магазина без связи с бизнесом, оплата личных подписок в расходы не идут.
Четвёртая — не следить за лимитами. На УСН действуют ограничения по доходам, а с 2026 года — правила по НДС. Общая ставка НДС с 1 января 2026 года — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Освобождение от НДС для УСН действует, пока доходы не превысили 20 млн рублей за 2026–2029 годы (ст. 145 НК РФ). Если порог превышен, обязанности налогоплательщика НДС возникают с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения. Вместо общей ставки можно применять 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). При превышении 250 млн рублей право на ставку 5 % теряется.
Пятая ошибка — не учитывать расходы, которые можно было учесть. Это не штраф, но реальная переплата. Особенно часто забывают про банковские комиссии, услуги связи и мелкие закупки.
Частые вопросы
Можно ли ИП на УСН «доходы» уменьшить налог на расходы?
Нет. При объекте «доходы» налог считается со всей суммы поступлений по ставке 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Расходы на сумму налога не влияют.
Когда списывать в расходы купленный товар?
По мере реализации покупателю, а не в момент оплаты поставщику. Расходы на хранение, обслуживание и транспортировку учитываются в периоде фактической оплаты.
Что будет, если в расходы попадёт трата без документа?
При проверке её снимут, налог пересчитают, начислят пени и штраф. Риск выше, если таких трат много и они крупные.
Нужно ли платить НДС, если доходы выросли?
Если доходы превысили 20 млн рублей за 2026–2029 годы, вы начинаете исполнять обязанности налогоплательщика НДС с 1-го числа следующего месяца (ст. 145 НК РФ). Можно применять ставку 5 % или 7 % в пределах лимитов (п. 8 ст. 164 НК РФ).
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».