Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы» закрытый: учесть можно только те затраты, которые прямо названы в налоговом кодексе. Каждую трату нужно подтвердить документом и связать с деятельностью, направленной на получение дохода. Если хотя бы одно условие не выполнено, налоговая снимет расход и доначислит налог.
Какие расходы можно учесть
Перечень включает затраты на сырье и материалы, которые списываются в расходы по мере использования. Сюда же относятся покупные товары для перепродажи: их стоимость учитывается по мере реализации. Расходы на хранение, обслуживание и транспортировку таких товаров принимаются в том периоде, когда вы их фактически оплатили.
Можно учесть зарплату, страховые взносы, больничные за счет работодателя, оплату труда по договорам подряда. Аренда, коммунальные платежи, услуги связи и банковские комиссии тоже входят в перечень. Отдельно стоит имущество: основные средства и нематериальные активы списываются постепенно, а не всей суммой сразу.
Есть и менее очевидные строки. Например, стоимость сырья и материалов, оплаченных еще в период применения ЕНВД, после 01.01.2021 учитывается при расчете УСН по мере их использования — списания в производство. Это правило действует для тех, кто сменил режим.
Как подтверждать расходы
Каждый расход подтверждается первичными документами. Для покупки товара это накладная и платежное поручение, для услуг — акт и счет. Документы должны быть оформлены на вашу организацию или ИП и содержать все обязательные реквизиты.
Оплата должна быть фактической. При УСН «доходы минус расходы» действует кассовый метод: затрата попадает в расходы тогда, когда вы за нее заплатили, а не когда получили документ. Если товар оплачен, но еще не продан, его стоимость в расходы не идет.
Отдельно проверяйте связь траты с бизнесом. Покупка, которая не приносит дохода и не нужна для деятельности, расходом не станет. Это самая частая причина споров с налоговой.
Что делать при переходе на УСН
Если вы перешли на УСН с общего режима или другого спецрежима, часть затрат можно учесть по особым правилам. Организации и ИП, которые до перехода применяли ЕНВД или патент с объектом «доходы минус расходы», при определении базы по УСН вправе учесть произведенные до перехода расходы по оплате стоимости товаров для дальнейшей реализации. Они учитываются по мере реализации товаров.
Расходы, связанные с реализацией этих товаров — хранение, обслуживание, транспортировка, — принимаются в том отчетном периоде, когда вы их фактически оплатили уже после перехода на УСН. Поэтому сохраняйте документы по старым сделкам: они еще понадобятся.
Ошибки, из-за которых снимают расходы
Первая ошибка — учитывать затраты, которых нет в закрытом перечне. Список не расширяется по желанию налогоплательщика, и «полезные для бизнеса» траты в него не попадают автоматически.
Вторая — списывать товар в расходы в момент оплаты, не дожидаясь продажи. Третья — принимать в расходы затраты без документов или с документами на другое лицо. Четвертая — путать периоды: расход относится к тому периоду, когда выполнены условия для его признания.
Последствие одно: налоговая база вырастет, налог доначислят, добавят пени. При крупных суммах возможен и штраф. Поэтому перед сдачей декларации проверьте каждую спорную строку.
Сроки и ставки
Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). На объекте «доходы минус расходы» ставка зависит от региона, поэтому уточняйте ее в своей инспекции.
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы. Для 2029 года порог — 15 млн рублей, для 2030 года и далее — 10 млн рублей (ст. 145 НК РФ).
Если порог превышен, на УСН можно применять ставку 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Выбор ставки влияет на то, как вы работаете с входным НДС, поэтому решение лучше принимать заранее.
Частые вопросы
Можно ли учесть покупку компьютера целиком в одном периоде?
Нет, если это основное средство. Его стоимость списывается постепенно в течение налогового периода равными долями. В расходы попадает оплаченная и введенная в эксплуатацию техника.
Что будет, если в расходы попала трата без документа?
При проверке ее снимут, налог доначислят и добавят пени. Поэтому восстанавливайте документы сразу, а не после требования налоговой.
Учитываются ли товары, оплаченные, но не проданные?
Нет. Стоимость товаров для перепродажи списывается в расходы по мере их реализации, а не по факту оплаты поставщику.
Нужно ли платить НДС при УСН?
Зависит от дохода. Пока он не превысил порог освобождения, НДС можно не платить. При превышении применяется ставка 5 % или 7 % в зависимости от размера доходов.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».