Расходы на УСН уменьшают налоговую базу только при объекте «доходы минус расходы». При объекте «доходы» расходы не учитываются: налог считается от всей выручки. Поэтому сначала проверьте, какой объект у вас в уведомлении о переходе на УСН, и только потом разбирайтесь с составом расходов.
Какой объект у вас и что это меняет
На объекте «доходы» ставка 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Расходы здесь не влияют на налог, но их всё равно нужно хранить: они подтверждают деятельность и нужны при переходе на другой объект или на общий режим.
На объекте «доходы минус расходы» налог платится с разницы. Каждый рубль подтверждённого расхода снижает базу. Если расход не подтвердить, налог придётся заплатить с него, как с прибыли.
Объект можно менять, но не чаще раза в год. Решение фиксируется в уведомлении, которое подаётся до начала нового года.
Какие расходы уменьшают налог
Перечень расходов закрытый. В него входят, в частности, оплата товаров для перепродажи, сырья и материалов, услуг поставщиков, аренды, зарплаты и страховых взносов, налогов и сборов. Расходы на уплату налогов и взносов учитываются в размере фактически уплаченных сумм (ст. 346.17 НК РФ).
Ключевое правило — расход должен быть оплачен и связан с деятельностью, приносящей доход. Товары для перепродажи списываются в расходы по мере их реализации, а не в момент покупки. Сырьё и материалы — по мере списания в производство.
Если вы купили оборудование или иное основное средство, его стоимость списывается в расходы постепенно, в течение года, равными частями по кварталам. Единовременно всю сумму учесть нельзя.
Чем подтверждать расходы
Нужны документы, из которых видно, что вы понесли расход и получили результат. Подойдут договоры, счета, платёжные поручения, кассовые чеки, акты выполненных работ, товарные накладные, универсальные передаточные документы.
Оплата должна быть подтверждена отдельно от поставки. Если товар пришёл, но не оплачен, в расходы он не идёт. Если оплачен, но не получен, тоже не идёт.
Храните документы весь период применения УСН и ещё несколько лет после того, как перестанете её применять. При проверке инспекция вправе запросить подтверждение по любому расходу.
Переход на УСН: что делать со старыми расходами
Если вы перешли на УСН с объекта «доходы минус расходы» с другого режима, часть расходов можно учесть. В частности, расходы на товары, купленные для перепродажи до перехода, учитываются по мере реализации этих товаров (ст. 346.25 НК РФ). Расходы на хранение, обслуживание и транспортировку таких товаров учитываются в том периоде, когда вы их фактически оплатили уже на УСН.
Стоимость сырья и материалов, оплаченных в период применения ЕНВД, после 01.01.2021 учитывается при расчёте УСН по мере их использования, то есть списания в производство.
Если вы переходите с УСН на общий режим и у вас есть основные средства, порядок их учёта зависит от срока полезного использования. Здесь лучше заранее посчитать последствия, чтобы не получить неожиданную налоговую базу.
НДС и расходы: что изменилось
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, если доходы не превысили порог: 20 млн рублей за 2025–2028 годы, 15 млн рублей за 2029 год, 10 млн рублей за 2030 год и последующие годы (ст. 145 НК РФ).
Если порог превышен, вы начинаете исполнять обязанности налогоплательщика НДС с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения. Право на повторное освобождение при утрате не сохраняется.
На УСН можно применять пониженные ставки НДС: 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Выбор ставки влияет на то, как вы выставляете счета покупателям и как учитываете входной налог. Заранее решите, какую ставку применяете, и зафиксируйте это в учётной политике.
Типичные ошибки и последствия
Первая ошибка — учитывать расходы, которых нет в закрытом перечне. Такие суммы инспекция снимет, и налог придётся доплатить.
Вторая — списывать товары в расходы в момент покупки, а не по мере реализации. Это занижает налог в одном квартале и создаёт расхождение с остатками на складе.
Третья — учитывать расход без оплаты или без документа. Позиция простая: нет платежа или нет подтверждения — нет расхода.
Четвёртая — не следить за лимитом доходов для освобождения от НДС. Превышение порога означает, что со следующего месяца вы обязаны считать НДС, а счета покупателям нужно выставлять с налогом.
Последствия одинаковые: недоимка, пени и штраф. Поэтому расходы лучше проверять поквартально, а не раз в год перед сдачей отчётности.
Сроки отчётности
Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). До этой же даты нужно заплатить налог за год.
Если вы поняли, что учли расход неверно, уточнённую декларацию можно подать до того, как ошибку нашла инспекция. Это снижает риск штрафа.
Частые вопросы
Можно ли на УСН «доходы» уменьшить налог на расходы?
Нет. При объекте «доходы» налог считается от выручки, расходы в базу не входят. Уменьшить налог можно только на страховые взносы в пределах, установленных законом.
Нужно ли хранить документы по расходам, если у меня объект «доходы»?
Да. Документы подтверждают вашу деятельность и понадобятся, если вы смените объект или перейдёте на общий режим. Храните их весь период применения УСН и после.
Когда товары для перепродажи попадают в расходы?
По мере реализации. Покупка сама по себе расход не создаёт, даже если товар оплачен и лежит на складе.
Что будет, если доходы превысят порог освобождения от НДС?
Вы начнёте исполнять обязанности налогоплательщика НДС с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения. Право на освобождение повторно не предоставляется.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».