УПД на УСН — это универсальный передаточный документ, которым вы оформляете отгрузку или приёмку работ и услуг. Пока вы освобождены от НДС, УПД работает как обычный передаточный документ без налога. Как только появляется обязанность платить НДС, в УПД добавляются ставка и сумма налога, и документ становится ещё и счётом-фактурой.
Когда на УСН появляется НДС
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Но на УСН действует освобождение: оно сохраняется, пока доходы не превысили порог. Порог за 2025–2028 годы — 20 млн рублей (ст. 145 НК РФ).
Считать нужно доходы, определяемые по правилам УСН. Как только сумма перевалила порог, вы начинаете исполнять обязанности налогоплательщика НДС с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения (ст. 145 НК РФ). Обратите внимание: право на повторное освобождение после утраты не даётся.
Если вы работаете на УСН и вписываетесь в лимиты, в УПД не должно быть ни ставки НДС, ни суммы налога. Строку со ставкой оставляют пустой или пишут «Без НДС». Это самая частая ошибка: предприниматель по привычке ставит «в том числе НДС 22 %», хотя освобождён. Покупатель потом требует вычет, а у вас налога в бюджете нет.
Какие ставки НДС применять на УСН
Если порог превышен, у вас есть выбор. Можно платить по общей ставке 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). А можно применять пониженные ставки: 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ).
Выбор ставки — это не разовое решение на одну сделку. Нельзя применять разные ставки в зависимости от того, кто покупатель. Ставка 5 % или 7 % применяется ко всем операциям, и отказаться от неё можно только целиком по всем операциям.
Практический вывод для УПД: определитесь со ставкой до выставления первого документа в новом статусе. Если выбрали 5 % — во всех УПД стоит 5 %, а не 22 %. Смешивать ставки в течение периода нельзя.
Как заполнить УПД: пошаговый порядок
Сначала проверьте свой статус по НДС. Возьмите доходы за текущий год, сравните с порогом 20 млн рублей (ст. 145 НК РФ). Если порог не пройден — вы освобождены.
Далее выберите назначение документа. Если НДС нет, оформляйте УПД со статусом 1 как передаточный документ: в нём есть все обязательные реквизиты отгрузки, но нет налога. Если НДС появился, тот же статус 1 позволяет использовать УПД и как счёт-фактуру — тогда заполняются строки со ставкой и суммой налога.
Затем проверьте реквизиты покупателя. Для вычета ему нужны ваши ИНН, КПП (у организаций), наименование товара или услуги, стоимость, ставка и сумма налога. Ошибка в ИНН или в ставке лишает покупателя вычета, и он вернёт вам документ на переоформление.
После отгрузки зафиксируйте документ в книге продаж, если вы плательщик НДС. При освобождении книга продаж по этой операции не ведётся.
Переходный период: что делать при превышении порога
Превышение порога — это не конец года, а конкретный месяц. Обязанность по НДС возникает с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения (ст. 145 НК РФ). Значит, УПД с НДС вы начинаете выставлять не с начала года, а с этой даты.
Разделите документы по датам. Всё, что отгружено до переходной даты, идёт без НДС. Всё, что после, — с налогом по выбранной ставке. Если запутаться и выставить НДС задним числом на старые отгрузки, придётся доплачивать налог за свой счёт.
Отдельно про декларацию по НДС. За первый период, в котором вы должны платить налог, декларацию нужно сдать в срок. За непредставление в срок декларации за период, начавшийся в 2025–2026 годах, за который налог уплачивается впервые, предусмотрено освобождение от ответственности (ст. 145 НК РФ). Это не отменяет саму обязанность отчитаться — только снимает штраф за первый такой случай.
Ошибки в УПД и их последствия
Первая ошибка — НДС в документе при освобождении. Покупатель предъявит налог к вычету, а у вас он не начислен. При проверке налоговая потребует уплатить налог и объяснить расхождение.
Вторая ошибка — неверная ставка. Указали 22 %, хотя имели право на 5 % (п. 8 ст. 164 НК РФ). Переплата ложится на вас, а покупатель получит вычет больше, чем вы заплатили.
Третья ошибка — пропуск даты перехода. Вы выставляете УПД без НДС после того, как порог уже превышен. Это уже неосновательное освобождение, и налог доначислят за счёт продавца.
Четвёртая ошибка — разные ставки разным покупателям. Так делать нельзя: ставка применяется ко всем операциям. Если в документах разные ставки, это повод для вопросов.
Пятая ошибка — отсутствие УПД там, где нужен первичный документ. УПД подтверждает передачу товара или оказание услуги. Без него расходы покупателя и ваши доходы сложнее подтвердить.
Что проверить перед выставлением УПД
Пройдите по короткому списку. Сверьте доходы с порогом 20 млн рублей (ст. 145 НК РФ). Определите, освобождены вы или уже платите НДС. Выберите ставку — 22 %, 5 % или 7 % — и зафиксируйте её для всех операций (п. 3 и п. 8 ст. 164 НК РФ).
Проверьте дату отгрузки относительно месяца превышения. Убедитесь, что в УПД нет лишних строк с налогом, если вы освобождены. Сверьте ИНН и наименование покупателя.
И последнее: сроки отчётности по самому УСН. Декларацию организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Эти сроки не связаны с НДС, но пропускать их нельзя.
Частые вопросы
Нужно ли выставлять УПД, если я на УСН и освобождён от НДС?
Да, если покупателю нужен документ о передаче товара или оказании услуги. УПД в этом случае оформляется без ставки и суммы НДС.
С какого месяца я плачу НДС при превышении порога?
С 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором доходы превысили 20 млн рублей (ст. 145 НК РФ).
Могу ли я ставить 5 % одним покупателям, а 22 % другим?
Нет. Ставка 5 % или 7 % применяется ко всем операциям, и разные ставки в зависимости от покупателя не допускаются (п. 8 ст. 164 НК РФ).
Вернётся ли освобождение от НДС, если доходы снова упадут?
Нет. Организации и ИП, утратившие право на освобождение, повторно его не получают (ст. 145 НК РФ).
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».