Раздельный учёт НДС нужен, когда часть операций облагается налогом, а часть — нет. На УСН это чаще всего ситуации, когда вы применяете ставку 5 % или 7 % и одновременно совершаете операции, не облагаемые НДС. Тогда входной налог по покупкам нельзя принять к вычету целиком — его нужно распределять.
Когда возникает обязанность вести раздельный учёт
Освобождение от НДС на УСН действует, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы (ст. 145 НК РФ). Пока вы освобождены, обязанности налогоплательщика нет, и распределять нечего.
Если доходы выше, вы начинаете платить НДС. На УСН можно выбрать ставку 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Общая ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Раздельный учёт становится обязательным, когда у вас появляются операции, не облагаемые НДС. Например, вы продаёте товары со ставкой 5 % и одновременно получаете доходы, которые под налог не попадают. С этого момента входной НДС по покупкам, которые работают на оба направления, нужно делить.
Как работает вычет при ставках 5 % и 7 %
Главное правило: при ставках 5 % и 7 % входной НДС по товарам, работам и услугам, которые используются в облагаемых операциях, принимается к вычету в особом порядке. Он описан в пп. 8 п. 2 ст. 170 НК РФ.
Если покупка используется только в облагаемой деятельности, налог можно принять к вычету. Если только в необлагаемой — учесть в расходах. Если в обеих — распределить.
Распределение делают по доле выручки от облагаемых операций в общей сумме выручки за квартал. Пропорцию закрепляют в учётной политике. Сумму налога, которая приходится на необлагаемые операции, к вычету не принимают.
Порядок действий: что сделать на практике
Шаг первый — проверьте, есть ли у вас вообще необлагаемые операции. Если весь оборот облагается НДС, раздельный учёт не нужен.
Шаг второй — закрепите в учётной политике методику распределения. Опишите, по какой базе считаете пропорцию и как делите налог по покупкам, которые нельзя отнести к одному направлению.
Шаг третий — настройте аналитику в учёте. Каждый счёт-фактуру и каждый документ по покупке привязывайте к направлению: облагаемое, необлагаемое или смешанное. Без такой привязки распределение превращается в ручную работу в конце квартала.
Шаг четвёртый — считайте пропорцию ежеквартально. Берите выручку за квартал, определяйте долю облагаемых операций и применяйте её к «смешанному» входному налогу.
Шаг пятый — отражайте результат в декларации. Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Типичные ошибки
Первая ошибка — принимать к вычету весь входной НДС, не разделяя покупки. Если часть операций не облагается, это завышает вычет и приводит к доначислению.
Вторая ошибка — делить налог «на глаз», без закреплённой методики. При проверке нечем подтвердить расчёт.
Третья ошибка — менять пропорцию задним числом. Методика должна быть стабильной в течение года.
Четвёртая ошибка — путать освобождение по ст. 145 НК РФ с работой на ставке 5 % или 7 %. Это разные режимы. Пока вы освобождены, раздельного учёта нет. Как только перешли на ставку — правила меняются.
Пятая ошибка — не отслеживать лимит доходов. Если доходы превысили порог, право на освобождение утрачивается с 1-го числа месяца, в котором произошло превышение. Повторно освобождение не дают (ст. 145 НК РФ).
Последствия ошибок в раздельном учёте
Если вы завысили вычет, налоговая снимет лишнюю сумму при проверке. Дальше — недоимка, пени и штраф.
Если вы занизили вычет, вы переплатили налог. Вернуть его можно, но придётся подавать уточнённую декларацию и объяснять расчёт.
Отдельный риск — несвоевременная отчётность. Декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ). Пропуск срока означает штраф и блокировку счёта.
Частые вопросы
Нужен ли раздельный учёт, если я на УСН и освобождён от НДС?
Нет. Пока доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы, вы не исполняете обязанности налогоплательщика (ст. 145 НК РФ). Распределять нечего.
Можно ли при ставке 5 % принять весь входной НДС к вычету?
Нет. Вычет берут только по покупкам, которые используются в облагаемых операциях. По смешанным покупкам налог распределяют (пп. 8 п. 2 ст. 170 НК РФ).
Какую ставку выбрать, если доходы близки к 250 млн рублей?
При доходах до 250 млн рублей доступна ставка 5 %, при доходах до 450 млн рублей — 7 % (п. 8 ст. 164 НК РФ). Считайте, какая ставка выгоднее с учётом ваших покупателей и входного налога.
Что будет, если доходы превысят лимит для освобождения?
Право на освобождение утрачивается с 1-го числа месяца, в котором произошло превышение. Повторно его не дают (ст. 145 НК РФ). НДС придётся платить с этого месяца.
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.