Регистры НДС — это сводные документы, в которых вы собираете данные из счетов-фактур, деклараций и таможенных документов. Они нужны, чтобы подтвердить право на ставку 0 процентов и показать налоговикам, из чего сложилась налоговая база. Если вы работаете только на общей ставке 22 % и не заявляете нулевую ставку, отдельные реестры вам, как правило, не нужны: достаточно книг покупок и продаж.
Что именно называют регистрами НДС
В обиходе под регистрами понимают два разных набора документов. Первый — книги покупок и продаж, журнал учёта счетов-фактур. Их ведут все плательщики НДС. Второй — реестры, которые подтверждают нулевую ставку: сведения из деклараций на товары, таможенных деклараций CN 23, деклараций на товары для экспресс-грузов.
Для подтверждения ставки 0 процентов реестры подают в электронной форме. Состав сведений в них включает информацию о размере налоговой базы, к которой применяется ставка 0 процентов. Форматы и порядок представления таких реестров утверждает федеральный орган исполнительной власти по контролю и надзору в области налогов и сборов — это прямо указано в ст. 165 НК РФ.
Отдельный случай — продажи иностранным физическим лицам. В реестр по таким операциям включают сведения из индивидуальной накладной и документа, который вы составили для иностранного покупателя и где указана стоимость реализованного товара.
Кому и когда это нужно
Реестры нужны, если вы применяете нулевую ставку. Например, при экспорте товаров, при реализации товаров, вывезенных в таможенной процедуре экспорта, при экспресс-доставке. Тогда вместе с декларацией вы направляете в налоговую реестр в электронной форме.
Сроки общие. Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев. Это порядок из ст. 174 НК РФ.
Если вы не заявляете нулевую ставку, ваша задача проще: вовремя и полно заполнять книги и журнал учёта. Но и здесь ошибки в регистрах приводят к расхождениям с декларацией.
Порядок действий
Шаг первый — определите, какие операции у вас есть. Экспорт, экспресс-грузы, продажи иностранным физлицам требуют отдельных реестров. Обычные продажи на территории России — только книг покупок и продаж.
Шаг второй — соберите первичные документы. Для реестров нужны декларации на товары, таможенные декларации CN 23, декларации на товары для экспресс-грузов, счета на оплату. Проверьте, что в них совпадают номера, даты, суммы и количество товара.
Шаг третий — сформируйте реестр в электронной форме. Он должен содержать сведения о налоговой базе по операциям со ставкой 0 процентов. Формат берите тот, который утверждён уполномоченным органом.
Шаг четвёртый — сверьте реестр с декларацией. Суммы налоговой базы в реестре и в декларации должны совпадать. Расхождение — первое, что заметит налоговая при проверке.
Шаг пятый — отправьте декларацию и реестры в срок до 25-го числа. Не откладывайте на последний день: электронная отправка требует действующей подписи и исправной связи.
Ошибки, которые встречаются чаще всего
Первая — реестр не подан, хотя ставка 0 процентов заявлена. Тогда налоговая не подтвердит нулевую ставку, и налог пересчитают по общей ставке 22 % по п. 3 ст. 164 НК РФ. Сумма окажется крупной.
Вторая — в реестре нет сведений о налоговой базе. Такой реестр не выполняет свою функцию: подтвердить сумму, к которой применена ставка 0 процентов, невозможно.
Третья — данные в реестре не совпадают с декларацией на товары. Опечатка в номере или сумме превращает документ в противоречивый и вызывает вопросы.
Четвёртая — реестр подан на бумаге. Для этих документов предусмотрена электронная форма, бумажный вариант не принимается.
Пятая — продажи иностранным физлицам отражены без индивидуальной накладной и документа со стоимостью товара. Без этих сведений реестр неполный.
Последствия и как себя защитить
Если нулевую ставку не подтвердили, налог начислят по общей ставке. Дальше — пени за каждый день просрочки и требования пояснений. Спорить с налоговой без правильно собранных реестров почти бесперспективно.
Что сделать заранее. Заведите правило: реестр формируется в том же месяце, что и декларация, а не задним числом. Храните декларации на товары и счета на оплату в том же виде, в каком они попали в реестр. Сверяйте базу по ставке 0 процентов с декларацией перед каждой отправкой.
Если экспорт разовый, проверьте по ст. 165 НК РФ, какой именно реестр относится к вашей операции: обычный экспорт, экспресс-груз или продажа иностранному физлицу. От этого зависит состав сведений.
Частые вопросы
Нужны ли реестры, если я работаю только на ставке 22 %?
Нет. Реестры для подтверждения нулевой ставки в этом случае не подаются. Ведите книги покупок и продаж и журнал учёта счетов-фактур.
В каком виде подают реестры?
В электронной форме. Форматы и порядок представления утверждает уполномоченный орган по контролю и надзору в области налогов и сборов, это указано в ст. 165 НК РФ.
Что будет, если реестр не совпадёт с декларацией?
Налоговая запросит пояснения и может не подтвердить ставку 0 процентов. Тогда налог пересчитают по ставке 22 % по п. 3 ст. 164 НК РФ, добавятся пени.
Когда сдавать декларацию и платить налог?
Декларацию — не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог — равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев, по ст. 174 НК РФ.
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.