Счет-фактура — документ, по которому покупатель принимает НДС к вычету, а продавец подтверждает, что предъявил налог. Выставлять его нужно при реализации товаров, работ, услуг и имущественных прав, а также при получении аванса. Оформлять счет-фактуру можно на бумаге или в электронной форме — по взаимному согласию сторон и при наличии совместимых технических средств (ст. 169 НК РФ).
Кто выставляет счет-фактуру и в какой момент
Счет-фактуру составляет продавец — тот, кто начислил НДС на стоимость отгрузки. Общая ставка налога — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Именно эту сумму вы показываете покупателю отдельной строкой в документе.
Если вы работаете на упрощенной системе или платите единый сельскохозяйственный налог и освобождены от обязанностей налогоплательщика, счета-фактуры вы не составляете (ст. 168 НК РФ). В документах, где НДС не выделяется, ставится надпись или штамп «Без налога (НДС)».
Отдельная ситуация — аванс. При получении предоплаты в счет будущей поставки счет-фактура тоже составляется. Покупатель на его основании заявляет вычет, но только при наличии договора, где прописан перевод денег, и платежных документов (ст. 172 НК РФ).
Что должно быть в счете-фактуре
Документ должен позволять однозначно определить продавца, покупателя и сделку. В счете-фактуре указывают:
- порядковый номер и дату составления;
- наименования, адреса и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
- порядковый номер записи поставляемого товара, его наименование и единицу измерения;
- страну происхождения товара и регистрационный номер декларации на товары;
- регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости.
Последние три пункта появились для товаров, которые отслеживаются от импорта до продажи. Если вы торгуете обычными товарами без прослеживаемости, эти строки не заполняете.
Если стоимость отгрузки изменилась — снизилась цена или уточнилось количество, — продавец выставляет корректировочный счет-фактура. В нем указывают номер и дату первоначального счета-фактуры, по которому меняется стоимость, а также новые данные по позициям (ст. 169 НК РФ). Корректировочный документ, выставленный в сторону уменьшения, служит основанием для принятия разницы к вычету у продавца.
Можно объединить несколько отгрузок в один документ. Налогоплательщик вправе составить единый корректировочный счет-фактуру на изменение стоимости товаров, указанных в двух и более ранее составленных счетах-фактурах (ст. 154 НК РФ). Это удобно, когда за квартал было много мелких отгрузок одному покупателю.
Бумага или электронный документ
Закон допускает обе формы. Электронный счет-фактура составляется по установленным форматам и порядку, но только если обе стороны сделки согласны и у них есть совместимые технические средства для приема и обработки таких документов (ст. 169 НК РФ). Без согласия покупателя выставлять электронный документ нельзя.
На практике это значит: если контрагент работает через оператора электронного документооборота и подтвердил готовность, вы отправляете счет-фактуру в электронном виде. Если нет — оформляете бумажный экземпляр. Смешивать формы в одной сделке без договоренности рискованно: покупатель может не признать документ.
Как покупатель получает вычет
Вычет по НДС — это уменьшение налога к уплате на сумму налога, которую вы заплатили поставщику. Основание для вычета — счет-фактура, выставленный продавцом, и документы, подтверждающие оплату. По авансам нужен еще договор, предусматривающий перечисление сумм (ст. 172 НК РФ).
По корректировочным счетам-фактурам вычет разницы производится при наличии договора, соглашения или иного первичного документа, подтверждающего согласие покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (ст. 172 НК РФ). Проще говоря: если поставщик снизил цену, сохраните документ, где вы согласовали новую стоимость. Без него вычет по корректировке могут не принять.
Сроки: когда отчитываться и платить
Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Счета-фактуры, выставленные в квартале, попадают в книгу продаж и в декларацию за этот период.
Если вы выставили счет-фактуру с ошибкой, исправленный документ нужно провести в том квартале, когда он составлен. Покупатель заявит вычет по исправленному счету-фактуре в своей декларации. Следите, чтобы даты и суммы в книге продаж совпадали с данными контрагента: расхождения между вашей и его отчетностью налоговая видит при сверке.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — не выставить счет-фактуру на аванс. Покупатель теряет вычет, а у вас остается неподтвержденный НДС с предоплаты. Вторая — указать в документе неверный ИНН или адрес контрагента. Такой счет-фактура не позволяет однозначно определить стороны сделки, и вычет по нему снимут.
Третья ошибка — выставить электронный счет-фактуру без согласия покупателя. Документ могут не принять, а сделка останется без подтверждающего документа. Четвертая — не сохранить соглашение об изменении цены при корректировке. Вычет разницы тогда не подтвердить.
Пятая ошибка — нарушить срок подачи декларации. Декларация по НДС сдается только в электронной форме, и опоздание приводит к блокировке операций по счетам и штрафу. Проверяйте сроки заранее: 25-е число следующего месяца наступает быстро, особенно если квартал закрывается в праздники.
Что делать, чтобы избежать проблем. Заведите реестр выставленных счетов-фактур и сверяйте его с книгой продаж перед каждой декларацией. Храните договоры, платежные документы и соглашения об изменении цены вместе со счетами-фактурами. Перед отправкой электронного документа получите от покупателя подтверждение согласия на такой формат.
Частые вопросы
Нужно ли выставлять счет-фактуру, если я на упрощенке?
Нет, если вы освобождены от обязанностей налогоплательщика НДС. В документах ставится надпись или штамп «Без налога (НДС)», а счета-фактуры не составляются (ст. 168 НК РФ).
Можно ли отправить покупателю электронный счет-фактура?
Да, если обе стороны согласны на электронный формат и у вас есть совместимые технические средства для приема и обработки документов (ст. 169 НК РФ).
Что делать, если после отгрузки изменилась цена?
Выставить корректировочный счет-фактуру с номером и датой первоначального документа. Для вычета разницы покупателю понадобится документ, подтверждающий согласие на изменение стоимости (ст. 172 НК РФ).
Когда платить НДС за квартал?
Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех месяцев, следующих за кварталом. Декларацию подают до 25-го числа первого из этих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.