С 2023 года отдельной отчетности в Пенсионный фонд нет. Сведения о работниках и взносах вы сдаете в налоговую инспекцию: расчет по страховым взносам и персонифицированные сведения. Пенсионный фонд получает эти данные от налоговой службы.
Что и куда сдавать сейчас
Пенсионный фонд как отдельная структура больше не принимает отчеты от работодателей. Все сведения о выплатах работникам и страховых взносах собирает налоговая инспекция. Оттуда данные передаются в фонд.
Вам нужно сдавать два вида отчетности. Первый — расчет по страховым взносам. Второй — персонифицированные сведения о физических лицах.
Расчет по страховым взносам включает суммы выплат, базу для начисления взносов и сами взносы. Персонифицированные сведения содержат персональные данные работников и суммы выплат в их пользу за прошедший месяц.
Обе формы сдаются в налоговую инспекцию по месту нахождения организации. Если у вас есть обособленные подразделения, которые сами платят работникам, они отчитываются по своему месту нахождения.
Сроки сдачи отчетности
Расчет по страховым взносам сдавайте не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным или отчетным периодом. Это правило установлено ст. 431 НК РФ.
Персонифицированные сведения о физических лицах подавайте не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. То есть каждый месяц вы отчитываетесь о выплатах за предыдущий месяц.
Если 25-е число выпадает на выходной, срок переносится на следующий рабочий день. Это общее правило для отчетности в налоговую.
Порядок действий для владельца бизнеса
Сначала проверьте, есть ли у вас наемные работники и выплаты в их пользу. Если да, вы обязаны сдавать обе формы отчетности.
Соберите данные по каждому работнику за месяц: суммы выплат, премии, больничные, отпускные. Эти сведения войдут в персонифицированные сведения и в расчет по взносам.
Подготовьте отчеты в электронной форме. Расчет по страховым взносам и персонифицированные сведения сдаются в электронном виде, если численность работников превышает установленный порог. Для небольших организаций возможна сдача на бумаге.
Отправьте отчеты через оператора электронного документооборота или личный кабинет налогоплательщика. Сохраните подтверждение отправки — оно понадобится, если возникнут вопросы у налоговой.
Оплатите страховые взносы в те же сроки, что и сдаете отчетность. Взносы платятся не позднее 28-го числа месяца, следующего за месяцем начисления выплат.
Что изменилось для ИП
Индивидуальные предприниматели без работников не сдают расчет по страховым взносам и персонифицированные сведения. Они платят фиксированные взносы за себя и не отчитываются по ним ежемесячно.
Если ИП нанял работников, он становится плательщиком взносов с их выплат. С этого момента он сдает те же формы, что и организации: расчет по взносам и персонифицированные сведения.
ИП на УСН дополнительно сдает декларацию по УСН. Организации делают это не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ).
Частые ошибки и последствия
Ошибка первая — сдача отчетности в Пенсионный фонд напрямую. С 2023 года фонд не принимает такие отчеты. Документы нужно направлять в налоговую инспекцию.
Ошибка вторая — пропуск срока сдачи персонифицированных сведений. За каждый месяц просрочки налоговая может выписать штраф. Сумма штрафа зависит от количества работников и периода задержки.
Ошибка третья — неверные суммы выплат в отчете. Если данные не совпадут с расчетом по взносам, налоговая запросит пояснения. Придется сдавать корректирующий отчет.
Ошибка четвертая — несвоевременная уплата взносов. За просрочку начисляются пени за каждый день задержки. Пени рассчитываются от неуплаченной суммы.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать отчетность в Пенсионный фонд отдельно?
Нет. С 2023 года отдельной отчетности в Пенсионный фонд нет. Все сведения вы сдаете в налоговую инспекцию, а фонд получает их оттуда.
Какой срок сдачи персонифицированных сведений?
Не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Это правило действует для всех работодателей.
Что будет, если опоздать с отчетом?
Налоговая может выписать штраф за каждый месяц просрочки. Кроме того, за задержку уплаты взносов начисляются пени.
Сдает ли ИП без работников отчетность по взносам?
Нет. ИП без работников платит фиксированные взносы за себя и не сдает расчет по страховым взносам и персонифицированные сведения.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.