Срок хранения бухгалтерской и налоговой отчетности — пять лет. Это правило установлено подпунктом 8 ст. 23 НК РФ: в течение пяти лет нужно обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Отсчет идет не от даты составления документа, а от периода, к которому он относится.
Что именно нужно хранить
Речь идет не только о декларациях. Хранить нужно данные бухгалтерского и налогового учета. К ним относятся регистры, книги учета доходов и расходов, оборотно-сальдовые ведомости.
Второй блок — документы, подтверждающие получение доходов и осуществление расходов. Это договоры, акты, накладные, платежные поручения, кассовые документы, авансовые отчеты.
Третий блок — документы, подтверждающие уплату и удержание налогов. Сюда входят платежки, справки о расчетах, документы по страховым взносам.
Отдельно стоит годовая бухгалтерская отчетность. По подпункту 5.1 ст. 23 НК РФ организация, у которой нет обязанности представлять годовую отчетность в государственный информационный ресурс, сдает ее в налоговую не позднее трех месяцев после окончания отчетного года. Это не отменяет обязанности хранить отчетность: сданный экземпляр тоже входит в состав документов, которые нужно беречь.
Пять лет: от какой даты считать
Главная ошибка — считать срок от дня, когда документ подписали. Так делать нельзя. Пять лет отсчитываются от окончания периода, к которому относится документ.
Декларация по УСН за год хранится пять лет после этого года. Квартальная декларация по НДС — пять лет после квартала. Первичный документ за январь — пять лет после января.
Практический вывод: документы удобно раскладывать по годам и кварталам, а не по типам. Тогда по окончании срока вы забираете целый блок, а не перебираете папки вручную.
Как организовать хранение
Определите ответственного. Обычно это главный бухгалтер или руководитель, если учет ведется на аутсорсинге. Зафиксируйте это в приказе или договоре.
Заведите номенклатуру дел. Это простой перечень: какие папки есть, что в каждой лежит, за какой период. Без такого перечня документы теряются при переезде или смене бухгалтера.
Разделите бумагу и электронику. Декларации по НДС подаются только в электронной форме, поэтому храните файлы и квитанции о приеме. Бумажные первичные документы сканируйте: скан не заменяет оригинал, но помогает быстро найти нужный документ.
Настройте резервное копирование. Электронные документы держите минимум в двух местах: на рабочем компьютере и на внешнем носителе или в защищенном облаке. Проверяйте доступ к архиву раз в год.
Что будет, если документы пропали
При проверке налоговая вправе запросить документы. Если вы их не представите, это само по себе нарушение, даже когда налог уплачен верно.
Вторая проблема — подтверждение расходов. На УСН с объектом «доходы минус расходы» и на общем режиме без первичных документов расходы не подтвердить. Тогда налог пересчитают.
Третья проблема — вычеты по НДС. Общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Без счета-фактуры и первички вычет заявить не получится, и налог придется платить со всей суммы.
Восстановить документы можно: запросить копии у контрагентов, в банке, в налоговой. Но это долго и не всегда возможно. Проще сразу наладить хранение.
Частые ошибки владельцев
Первая — хранить только декларации. Первичные документы и регистры учета нужны не меньше.
Вторая — выбрасывать документы после сдачи отчетности. Сдача декларации не завершает срок хранения.
Третья — хранить все в почте и мессенджерах. Переписка не заменяет архив: файлы теряются, доступ к аккаунту можно потерять.
Четвертая — не передавать архив при смене бухгалтера. Составьте акт приема-передачи документов с перечнем папок и периодов. Подпишите его обеими сторонами.
Частые вопросы
Сколько лет хранить бухгалтерскую и налоговую отчетность?
Пять лет. Срок установлен подпунктом 8 ст. 23 НК РФ и отсчитывается от периода, к которому относится документ.
Нужно ли хранить декларации по НДС, если налог уплачен?
Да. Декларация по НДС подается в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платится равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). И декларацию, и квитанцию о приеме нужно хранить.
Когда сдавать годовую бухгалтерскую отчетность?
Если организация не обязана представлять ее в государственный информационный ресурс, сдать нужно не позднее трех месяцев после окончания отчетного года (подпункт 5.1 ст. 23 НК РФ). Хранить сданный экземпляр нужно в общем порядке.
Что делать, если бухгалтер уволился и забрал документы?
Запросите документы письменно и составьте акт приема-передачи. Если документы утрачены, восстанавливайте копии у контрагентов и в банке. Дальше закрепите хранение за конкретным человеком и ведите номенклатуру дел.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.