Списать дебиторскую задолженность при УСН можно только после того, как долг стал безнадежным. Порядок зависит от объекта налогообложения: при «доходах» списание на налог не влияет, при «доходах минус расходы» долг уменьшает базу, но только при соблюдении условий. Ниже — что сделать по шагам и где чаще всего ошибаются.
Когда долг становится безнадежным
Безнадежный долг — это долг, который взыскать уже невозможно. Основания перечислены в законе: истек срок исковой давности, организация-должник ликвидирована, взыскание невозможно по акту судебного пристава. Пока ни одно из оснований не наступило, списывать долг нельзя, даже если вы уверены, что деньги не придут.
Срок исковой давности отсчитывается с даты, когда вы узнали о нарушении своего права. Для обычной поставки с отсрочкой платежа это день, следующий за последним днем оплаты по договору. Если должник частично заплатил или подписал акт сверки, срок начинается заново.
Не путайте безнадежный долг с просроченным. Просроченная задолженность — это долг, срок оплаты которого прошел, но взыскать его еще можно. Списывать такую задолженность в расходы нельзя.
Что сделать перед списанием
Соберите документы, которые подтверждают и сам долг, и причину списания. Без них расход не примут, а при проверке снимут.
Первый пакет — подтверждение долга: договор, товарная накладная или акт выполненных работ, счет-фактура, платежные документы на частичную оплату. Второй пакет — подтверждение безнадежности: выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации должника, акт пристава о невозможности взыскания, решение суда.
Оформите внутренний документ — акт инвентаризации расчетов и приказ руководителя о списании. В приказе укажите сумму, должника и основание. Проведите инвентаризацию расчетов с дебиторами, чтобы зафиксировать сумму долга на дату списания.
Если должник — организация, проверьте ее статус в ЕГРЮЛ. После ликвидации долг безнадежен независимо от того, сколько времени прошло. Если ликвидация не завершена, ждите или идите в суд.
Списание при объекте «доходы»
При УСН с объектом «доходы» расходы не учитываются вообще. Списание дебиторской задолженности на сумму налога не влияет: налог считается с фактически полученных доходов.
Это значит, что деньги, которые вы не получили, в базу не попали и раньше. Убирать их из доходов при списании не нужно. Отражать списание в книге учета доходов и расходов тоже не требуется.
Есть один момент, о котором забывают. Если покупатель оплатил товар авансом, а вы его не отгрузили, это уже ваш долг перед покупателем — кредиторская задолженность. Ее списание при УСН «доходы» дает доход, с которого придется заплатить налог. Не путайте эти две ситуации.
Списание при объекте «доходы минус расходы»
При УСН «доходы минус расходы» безнадежный долг уменьшает налоговую базу. Но есть условие: долг должен быть связан с реализацией товаров, работ или услуг. Займы, выданные другим компаниям, и долги по штрафам в расходы не идут.
Списывайте долг в том периоде, когда наступило основание. Если ждали ликвидации должника — в квартале, когда появилась запись в ЕГРЮЛ. Если истек срок исковой давности — в квартале, когда он истек.
Сумму включайте в расходы полностью, включая НДС, если вы его предъявляли покупателю. Отдельно НДС к вычету не принимается, потому что оплаты не было.
Если позже должник вернет деньги, сумму нужно включить в доходы того периода, когда поступила оплата. Двойного налога не будет, но вернуть расход придется.
Ошибки, которые приводят к доначислениям
Первая ошибка — списание долга без основания. Инспекция при проверке смотрит документы: если нет ликвидации, акта пристава или истекшего срока давности, расход снимут и доначислят налог.
Вторая ошибка — неверная дата списания. Долг списывают в том периоде, когда появилось основание, а не тогда, когда бухгалтер вспомнил о нем. Перенос на более поздний квартал тоже нарушение.
Третья ошибка — списание долгов, не связанных с реализацией. Выданный заем или долг по договору уступки в расходах при УСН не учитывается.
Четвертая ошибка — отсутствие акта сверки или документов по отгрузке. Без них не подтвердить ни сумму, ни сам факт долга.
Пятая ошибка — забыть про восстановление расхода при возврате денег. Это приводит к занижению налога в следующем периоде.
Что еще учесть в работе
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы (ст. 145 НК РФ). Если доходы выше, вы начинаете платить НДС: по ставке 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ).
Это влияет на списание: если вы предъявляли покупателю НДС, а деньги не пришли, сумма долга включает налог. При освобождении от НДС такой вопрос не возникает.
Следите за сроками отчетности. Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка УСН — 6 % на объекте «доходы» (ст. 346.20 НК РФ).
Заведите реестр долгов с датами возникновения и основаниями списания. Так вы не пропустите момент, когда долг станет безнадежным, и не спишете его раньше времени.
Частые вопросы
Можно ли списать долг, если должник просто перестал отвечать?
Нет. Просроченный долг не равен безнадежному. Нужно основание: истекший срок исковой давности, ликвидация должника или акт пристава.
Влияет ли списание долга на налог при УСН «доходы»?
Нет. При объекте «доходы» расходы не учитываются, поэтому списание дебиторской задолженности налог не уменьшает.
Что делать, если должник вернул деньги после списания?
Включите сумму в доходы того периода, когда пришла оплата. При объекте «доходы минус расходы» ранее учтенный расход это не отменяет, но налог придется пересчитать.
Нужно ли списывать долг, если сумма небольшая?
Да, если есть основание. Мелкие долги тоже накапливаются, а при проверке необоснованно висящая задолженность вызывает вопросы.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».