При УСН «доходы минус расходы» налог считают с разницы между доходами и расходами. Но уменьшить налог можно не на любые затраты, а только на те, что перечислены в закрытом перечне и подтверждены документами. Расход признают после оплаты и при выполнении условий по конкретному виду затрат.
Какие расходы уменьшают налог
Перечень расходов при УСН закрытый. Если затраты в нём нет, она не уменьшает налоговую базу, даже когда деньги реально потрачены и есть документы. Поэтому сначала проверьте, входит ли покупка или услуга в перечень, и только потом планируйте списание.
Отдельно проверьте, что расход относится к вашей деятельности и направлен на получение дохода. Затраты личного характера, штрафы и пени в базу не идут. Если сомневаетесь, лучше не списывать: при проверке снятие расхода приведёт к доплате налога.
Главное правило: сначала заплатили, потом списали
При УСН действует кассовый метод. Расход признают в момент фактической оплаты, а не в момент начисления. Пока поставщику не перевели деньги, затраты в книге учёта не отражают, даже если товар уже пришёл или услуга оказана.
У оплаты в неденежной форме свои правила: расход признают на дату погашения задолженности, например зачётом или передачей имущества. Если вы платите частями, расход списывают по каждой оплаченной сумме отдельно.
Для товаров, купленных для перепродажи, порядок другой. Стоимость списывают по мере реализации товара, а не по факту оплаты поставщику. Расходы на хранение, обслуживание и транспортировку таких товаров учитывают в том периоде, когда их фактически оплатили.
Как списывать основные средства
Стоимость основных средств списывают не сразу, а частями в течение года. Расход распределяют равными долями по кварталам. Купили и оплатили объект в первом квартале — списываете его стоимость четырьмя равными частями до конца года.
Если основное средство приобрели до перехода на УСН, его остаточную стоимость списывают в зависимости от срока полезного использования. Чем дольше срок, тем дольше списание. При переходе с УСН на общий режим остатки по основным средствам нужно учесть по правилам ст. 346.25 НК РФ.
Какие документы нужны
Каждый расход подтверждают документами. Для покупки подойдут кассовый чек, платёжное поручение, накладная, акт. Для услуг — договор, акт выполненных работ и подтверждение оплаты.
Документы должны быть оформлены на вас: на организацию или ИП. Если чек выписан на сотрудника или на другое лицо, расход могут снять. Храните документы всё время, пока они могут понадобиться для проверки.
Записи ведите в книге учёта доходов и расходов. Каждую операцию фиксируйте в том квартале, когда выполнены условия для списания. Ошибка в дате переносит расход в другой период и меняет сумму налога.
Убыток и перенос на будущее
Если расходы оказались больше доходов, получился убыток. Его можно перенести на будущие периоды в течение 10 лет, следующих за тем годом, в котором получен убыток. Переносите целиком или частично на любой год из последующих девяти.
Если убытки были в нескольких периодах, переносите их в той очерёдности, в которой они получены. Убыток, не перенесённый на следующий год, не пропадает: его можно учесть позже. Ведите отдельный учёт таких сумм, иначе подтвердить перенос будет нечем.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — списать расход до оплаты. Вторая — учесть затраты, которых нет в закрытом перечне. Третья — списать стоимость товара для перепродажи сразу, не дожидаясь реализации. Четвёртая — неверно распределить стоимость основных средств по кварталам.
Ещё одна частая ошибка — потерять документы или получить их на другое лицо. При проверке такие расходы снимут. Последствие одно: налог пересчитают, потребуется доплатить его и пени. Поэтому перед сдачей отчётности сверяйте книгу учёта с первичными документами.
Частые вопросы
Можно ли списать расход, если товар пришёл, а оплата будет позже?
Нет. При УСН расход признают только после фактической оплаты. До перевода денег поставщику затраты в книге учёта не отражают.
Как списывать товары, купленные для перепродажи?
Стоимость списывают по мере реализации товаров, а не по факту оплаты поставщику. Расходы на хранение и доставку учитывают в периоде их фактической оплаты.
Что делать, если расходы больше доходов?
Получился убыток. Его можно перенести на будущие периоды в течение 10 лет, следующих за годом получения убытка, целиком или частично.
Чем подтвердить расход перед проверкой?
Договором, актом, накладной и подтверждением оплаты. Документы должны быть оформлены на вашу организацию или ИП.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».