Срок хранения бухгалтерской отчетности в организации — не менее пяти лет после отчетного года. Хранить нужно не только годовой баланс, но и промежуточные отчеты, декларации и первичные документы, на которых они построены. Ответственность за архив несет руководитель компании.
Что именно считается бухгалтерской отчетностью
Бухгалтерская отчетность — это баланс, отчет о финансовых результатах и приложения к ним. В архив попадают подписанные экземпляры за каждый год, а также пояснения, если вы их составляли. Отчетность за промежуточные периоды тоже хранится, если вы ее формировали.
Отдельно от отчетности лежат налоговые декларации. По УСН организация подает декларацию не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Эти документы тоже входят в архив, и срок их хранения считается от года сдачи.
Не путайте отчетность с первичкой. Договоры, акты, накладные, кассовые документы хранятся по своим правилам и часто дольше. Если выбросить первичку, а отчетность оставить, подтвердить цифры в балансе будет нечем.
Сколько хранить: базовое правило
Базовый срок — пять лет после окончания отчетного года. Отсчет начинается с первого дня года, следующего за отчетным. До истечения этого срока документы должны лежать в архиве в читаемом виде.
Пять лет — минимум, а не максимум. Если у вас были проверки, споры или убытки, срок может растянуться. Пока идет налоговая проверка или суд, документы нельзя уничтожать, даже если пять лет прошли.
Для организаций, которые не обязаны сдавать годовую отчетность в государственный информационный ресурс, действует отдельное правило: отчетность представляют в налоговую не позднее трех месяцев после окончания отчетного года (ст. 23 НК РФ). Это про сдачу, но именно сданный экземпляр и остается в архиве.
Как организовать хранение: пошаговый порядок
Шаг 1. Определите ответственного. Приказом назначьте сотрудника, который отвечает за архив. Обычно это главный бухгалтер или руководитель, если бухгалтерия на аутсорсе.
Шаг 2. Соберите отчетность по годам. Разложите балансы, отчеты о финансовых результатах, пояснения и декларации в отдельные папки. На каждой папке напишите год и дату, до которой документы нельзя уничтожать.
Шаг 3. Выберите формат. Бумажные экземпляры храните в закрытых шкафах, электронные — на сервере с резервной копией. Электронная копия не отменяет бумажный оригинал, если закон требует именно подписанный экземпляр.
Шаг 4. Ведите опись. Простая таблица с колонками «год», «тип документа», «дата сдачи», «срок хранения» избавит от путаницы. Опись обновляйте раз в год.
Шаг 5. Уничтожайте по акту. Когда срок истек, составьте акт о выделении документов к уничтожению и только после этого избавляйтесь от бумаг. Просто выбросить папку нельзя.
Ошибки, которые дорого стоят
Первая ошибка — хранить только последний год. Владелец думает, что старая отчетность никому не нужна. При выездной проверке налоговая может запросить документы за несколько лет, и отсутствие баланса за прошлый период станет проблемой.
Вторая ошибка — путать сроки по отчетности и по первичке. Бухгалтер убирает акты вместе с балансом через пять лет, хотя первичные документы могут требоваться дольше. Проверяйте срок по каждому типу документа.
Третья ошибка — хранить документы в единственном экземпляре на одном компьютере. Жесткий диск выходит из строя, и восстановить отчетность нечем. Делайте резервные копии и держите их отдельно от основного архива.
Четвертая ошибка — уничтожать документы во время проверки. Это прямое нарушение. Дождитесь окончания проверки или спора.
Последствия, если документов нет
За отсутствие документов и отчетности налоговый орган может привлечь к ответственности. Точные суммы штрафов зависят от ситуации и статьи, по которой вас привлекают, поэтому называть цифру заранее нельзя. Но последствия шире, чем штраф.
Без баланса и деклараций сложно подтвердить расходы и вычеты. Налоговая может пересчитать налог, и сумма к уплате вырастет. При НДС по ставке 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ) декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Если декларация потеряна, восстановить расчеты по кварталам будет тяжело.
Еще один риск — отказ банка или контрагента. При крупной сделке партнер может запросить отчетность за прошлые годы. Если вы не можете ее показать, сделка срывается.
Частые вопросы
Сколько лет хранить бухгалтерскую отчетность?
Не менее пяти лет после окончания отчетного года. Отсчет идет с первого дня года, следующего за отчетным.
Нужно ли хранить промежуточную отчетность?
Да, если вы ее составляли. Она входит в архив на тех же условиях, что и годовая.
Можно ли хранить только электронные копии?
Электронный архив удобен, но подписанные бумажные экземпляры нужно сохранять, если закон требует именно их. Делайте резервные копии.
Что делать, если документы утеряны?
Восстановите копии из налоговой, банка и у контрагентов. Затем зафиксируйте факт утраты актом и назначьте ответственного за восстановление.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.