Отчетность по заработной плате — это несколько разных документов с разными сроками. Расчет по страховым взносам сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Персонифицированные сведения о работниках — не позднее 25-го числа каждого следующего месяца. Сведения о доходах и НДФЛ за год — не позднее 25 февраля следующего года.
Какие документы входят в отчетность по зарплате
Если вы платите людям за работу, у вас три вида обязанностей перед налоговой. Первая — расчет по страховым взносам. Вторая — персонифицированные сведения о физических лицах: персональные данные и суммы выплат за прошедший месяц. Третья — сведения о доходах физических лиц и суммах исчисленного и удержанного НДФЛ за год.
Отдельно стоит уведомление об исчисленных суммах налогов и взносов. Оно нужно, чтобы деньги правильно разнеслись по бюджету до сдачи основной отчетности. Без него платеж может попасть в невыясненные поступления.
Формы и порядок заполнения берите из действующих бланков ФНС. В статье — только сроки и логика, по которой они считаются.
Сроки по страховым взносам
Расчет по страховым взносам сдают не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом (ст. 431 НК РФ). Расчетными периодами считаются кварталы, поэтому крайние даты — 25 апреля, 25 июля, 25 октября и 25 января.
Персонифицированные сведения о физических лицах сдают не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (ст. 431 НК РФ). Это ежемесячная отчетность: в ней персональные данные работников и суммы выплат в их пользу.
Если у компании есть обособленные подразделения, которые сами начисляют выплаты людям, расчет подают по месту их нахождения. Это же правило касается ИП, которые платят людям: отчетность идет по месту жительства предпринимателя.
Сроки по НДФЛ
Сведения о доходах физических лиц и суммах исчисленного и удержанного налога за истекший год подают не позднее 25 февраля следующего года (ст. 230 НК РФ). Этот документ заменяет прежнюю годовую справку по каждому работнику.
По уведомлению об исчисленных суммах НДФЛ срок зависит от периода выплаты. По суммам налога, удержанным за период с 23-го числа по последнее число текущего месяца, уведомление подают не позднее 3-го числа следующего месяца (ст. 58 НК РФ). По суммам, удержанным с 23 по 31 декабря, — не позднее последнего рабочего дня календарного года.
Практический вывод: уведомление по НДФЛ — самая частая ежемесячная задача. Если зарплата выплачивается в начале месяца, срок попадает на начало следующего. Проверяйте календарь выплат заранее.
Если у вас УСН или общая система
Режим налогообложения влияет на состав отчетности, но не отменяет зарплатную. Расчет по взносам, персонифицированные сведения и годовые сведения о доходах сдают и на УСН, и на общей системе.
На УСН добавляется своя декларация. Организации подают ее не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ).
Если вы работаете с НДС, помните про его отчетность. Декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Общая ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ).
Порядок действий: как не пропустить срок
Заведите единый календарь отчетности на год и отметьте в нем все крайние даты. Разделите их на ежемесячные, квартальные и годовые — так проще распределить нагрузку.
Ежемесячно: до 25-го числа — персонифицированные сведения, до 3-го числа — уведомление по НДФЛ за прошлый месяц. Ежеквартально: до 25-го числа месяца после квартала — расчет по взносам. Раз в год: до 25 февраля — сведения о доходах за прошлый год.
Сверяйте выплаты с учетной системой до формирования отчетности. Если в расчете обнаружены ошибки или неполные данные по работникам, налоговая может запросить пояснения. Исправьте данные и подайте корректировку.
Назначьте ответственного и продублируйте напоминания. Один человек должен знать, где лежат доступы к отправке отчетности, и иметь подмену на время отпуска или больничного.
Ошибки и последствия
Главная ошибка — путать сроки разных документов. Расчет по взносам квартальный, персонифицированные сведения ежемесячные, сведения о доходах годовые. Пропуск любого из них — нарушение.
Вторая ошибка — платить налог без уведомления. Деньги уходят, но не разносятся по нужному обязательству, и появляется задолженность при фактически уплаченной сумме.
Третья — неверные персональные данные или суммы выплат. Это приводит к расхождениям с данными налоговой и запросам пояснений. Проверяйте сведения до отправки, а не после.
За нарушение сроков и порядка представления отчетности предусмотрены санкции по НК РФ. Точный размер зависит от вида документа и обстоятельств, поэтому просрочку лучше не допускать, а не оценивать ее стоимость.
Частые вопросы
Когда сдавать расчет по страховым взносам за квартал?
Не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом (ст. 431 НК РФ). То есть за первый квартал — до 25 апреля, за полугодие — до 25 июля.
Как часто сдают персонифицированные сведения о работниках?
Каждый месяц, не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим (ст. 431 НК РФ). В документе персональные данные и суммы выплат в пользу физических лиц.
Когда подавать сведения о доходах и НДФЛ за год?
Не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом (ст. 230 НК РФ). Документ содержит сведения по каждому работнику и суммы исчисленного и удержанного налога.
Что будет, если опоздать с отчетностью по зарплате?
За нарушение сроков и порядка представления отчетности НК РФ предусматривает санкции. Размер зависит от вида документа, поэтому проверяйте крайние даты заранее и не откладывайте отправку на последний день.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.