Персонифицированные сведения о физлицах сдают все, кто выплачивает доходы работникам и подрядчикам. Срок — не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Отчет месячный, поэтому пропустить его проще, чем квартальный.
Что это за отчет и кто его сдает
Персонифицированные сведения — это ежемесячный отчет в налоговую. В нем указывают персональные данные физических лиц и суммы выплат и иных вознаграждений в их пользу за прошедший календарный месяц. Основание — ст. 431 НК РФ.
Сдают его организации и ИП, которые начисляют и производят выплаты физлицам. Это касается не только штатных сотрудников. Если вы платите подрядчику по договору, он тоже попадает в отчет.
Отчитывается организация по месту своего нахождения. Если у нее есть обособленные подразделения, которые открыли счета в банках и сами начисляют выплаты людям, они отчитываются по месту своего нахождения. ИП отчитывается по месту жительства.
Сроки сдачи в течение года
Срок один и тот же каждый месяц: не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим. За январь — до 25 февраля, за февраль — до 25 марта, за март — до 25 апреля. И так далее до декабря, по которому отчет попадает уже на 25 января следующего года.
Если 25-е число выпадает на выходной, срок сдвигается на ближайший рабочий день. Это общее правило переноса сроков, его стоит держать в голове при планировании.
Не путайте этот отчет с расчетом по страховым взносам. Расчет сдают раз в квартал, не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным периодом. Персонифицированные сведения — отдельная ежемесячная форма, и она не отменяет квартальный расчет.
Как не перепутать с другими отчетами
У владельца бизнеса в календаре скапливается несколько дат, и их легко смешать. Разложим по полочкам.
Персонифицированные сведения — каждый месяц до 25-го числа. Расчет по страховым взносам — раз в квартал, тоже до 25-го числа следующего месяца. Сведения о доходах физлиц и суммах налога — раз в год, не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом (ст. 230 НК РФ).
Если вы на УСН, к этому добавляется декларация. Организации подают ее не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Если у вас есть облагаемые НДС операции, декларация по НДС идет ежеквартально в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ).
Порядок действий
Сначала соберите данные по всем выплатам за месяц. Нужны персональные данные каждого человека и суммы вознаграждений в его пользу. Проверьте, что в список попали и сотрудники, и подрядчики.
Затем сверьте данные с бухгалтерским учетом. Суммы в персонифицированных сведениях должны совпадать с тем, что вы начислили. Расхождение — частая причина, по которой отчет приходится подавать заново.
После этого отправьте отчет в налоговую. Заранее, не в последний день: если в данных найдется ошибка, останется время ее исправить.
Сохраните подтверждение отправки. При споре о сроке оно будет вашим доказательством.
Ошибки и последствия
Самая частая ошибка — забыть про месяц. Квартальные отчеты владелец бизнеса помнит, а ежемесячный выпадает из поля зрения. Второй промах — не включить подрядчиков, которые работают по договорам.
Третья ошибка — неверные персональные данные. Если в отчете искажены сведения по физлицу, отчет считается недостоверным. Четвертая — несвоевременная подача из-за того, что данные собирали в последний день.
Последствие опоздания — ответственность по НК РФ. Точный размер штрафа зависит от конкретной ситуации, поэтому лучше не доводить до нее. Пени и штрафы начисляются автоматически, доказывать что-либо придется уже постфактум.
Отдельно про НДС: его платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трех следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). Это не связано с персонифицированными сведениями, но если вы совмещаете режимы, держите обе даты в календаре.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать персонифицированные сведения, если в месяце не было выплат?
Отчет подается по выплатам за истекший месяц. Если выплат не было, данных для отчета нет. Уточните порядок в своей налоговой, чтобы не получить лишний запрос.
Включать ли в отчет подрядчиков по договору?
Да, если вы начисляли и выплачивали им вознаграждение. В отчете указывают персональные данные и суммы выплат в пользу физлица.
Что будет, если опоздать с отчетом?
Наступает ответственность по НК РФ. Конкретный размер зависит от обстоятельств, поэтому лучше подать отчет до 25-го числа.
Можно ли сдать отчет раньше срока?
Да. Срок — это крайняя дата, а не единственный день. Ранняя подача оставляет время исправить ошибку, если она обнаружится.
Услуга по теме: Разовый отчёт отдельно от абонентского договора.