Требования к главному бухгалтеру делятся на две группы: формальные (образование, стаж, отсутствие дисквалификации) и рабочие (знание учёта, отчётности, сроков). Первые проверяются по документам до подписания трудового договора, вторые — на испытательном сроке и по результатам первых отчётов. Ниже — что именно запросить и как убедиться, что человек справится.
Формальные требования к кандидату
Начните с документов об образовании. Запросите диплом и, если есть, аттестаты и сертификаты повышения квалификации. Сверьте специальность с профилем: «бухгалтерский учёт» или «экономика» подходят, курсы длиной в неделю — нет.
Проверьте трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Вам нужен подтверждённый стаж работы по профилю, а не общий. Если кандидат называет компании, где вёл учёт, уточните, что именно он делал: готовил отчётность, вёл первичку, считал зарплату.
Отдельно проверьте, не дисквалифицирован ли кандидат. Дисквалификация лишает права занимать руководящие должности, и такой сотрудник не сможет законно подписывать документы. Сведения о дисквалификации можно запросить у самого кандидата письменным заявлением или проверить через открытые реестры.
Что проверить до подписания договора
Соберите пакет: паспорт, диплом, трудовую книжку, СНИЛС, ИНН. Сделайте копии и подпишите у кандидата согласие на обработку персональных данных. Без него вы не вправе хранить копии документов в личном деле.
Проверьте, нет ли у кандидата статуса самозанятого или действующего ИП с тем же видом деятельности. Это не запрет, но повод задать вопросы о совмещении. Если человек планирует вести учёт и у вас, и в своей фирме, обсудите конфликт интересов и подпишите соглашение о конфиденциальности.
Уточните, готов ли он нести материальную ответственность. С главным бухгалтером можно заключить договор о полной материальной ответственности, но только если должность есть в перечне таких должностей. Иначе взыскать ущерб будет сложно.
Обязанности, которые закреплены за налогоплательщиком
Главный бухгалтер действует от имени компании, но отвечает перед налоговой сама организация. По ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан представлять в налоговые органы документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. То же правило распространяется на пояснения и документы по требованиям инспекции.
Вторая обязанность — выполнять законные требования налогового органа об устранении выявленных нарушений и не препятствовать работе инспекторов. Если бухгалтер игнорирует требование, штраф получит компания, а не сотрудник.
Третья обязанность — хранить документы. По ст. 23 НК РФ данные бухгалтерского и налогового учёта и документы, подтверждающие получение доходов, расходы и уплату налогов, хранятся пять лет. Это касается и первички, и регистров, и отчётности. Пропадёт документ — при проверке нечем будет подтвердить расходы.
Отчётность и сроки: что должен знать бухгалтер
Проверьте на собеседовании, понимает ли кандидат, какая отчётность положена вашей компании. Для ООО это годовая бухгалтерская отчётность, для ИП — книга учёта доходов и расходов и налоговые декларации по применяемому режиму. Если бухгалтер не может назвать состав отчётности для вашей системы налогообложения, это тревожный сигнал.
Отдельно обсудите ситуацию, когда организация не обязана сдавать годовую отчётность в государственный информационный ресурс. По ст. 23 НК РФ в этом случае отчётность представляется в налоговый орган по месту нахождения организации не позднее трёх месяцев после окончания отчетного года. Исключения — случаи, когда организация не обязана вести бухучёт, религиозные организации и организации, сдающие отчётность в Центральный банк Российской Федерации. Спросите кандидата, к какой категории относится ваша фирма.
Проверьте, как он работает с требованиями и пояснениями. Хороший признак — привычка фиксировать даты отправки документов и хранить подтверждения. Плохой — обещание «разобраться по ходу».
Ошибки при найме и их последствия
Первая ошибка — брать бухгалтера без проверки документов. Если выяснится, что диплом поддельный или человек дисквалифицирован, договор придётся расторгнуть, а отчётность за период его работы — перепроверить.
Вторая ошибка — не разграничить зоны ответственности. Если главный бухгалтер и директор оба подписывают документы, пропишите в должностной инструкции, кто что визирует. Иначе при споре с инспекцией никто не сможет объяснить, кто принял решение.
Третья ошибка — не оставить себе доступ к документам. Если бухгалтер уходит и забирает базу, восстановление учёта займёт месяцы. Держите резервные копии и доступ к электронной отчётности у себя.
Последствия ошибок ложатся на компанию: штрафы за непредставленные документы, доначисления по налогам, отказ в вычетах. Сотрудника можно привлечь к материальной ответственности, но только в пределах, которые допускает договор.
Частые вопросы
Нужен ли главному бухгалтеру профильный диплом?
Да, подтверждение профильного образования запрашивают при приёме. Без диплома кандидат может вести учёт, но при проверке вам будет сложнее доказать добросовестность выбора.
Обязан ли главный бухгалтер хранить документы после увольнения?
Обязанность хранить документы пять лет лежит на организации по ст. 23 НК РФ. При увольнении бухгалтер передаёт документы по акту, а компания обеспечивает их сохранность дальше.
Что будет, если бухгалтер не ответит на требование налоговой?
Ответственность понесёт организация: инспекция вправе применить санкции за непредставление документов. Поэтому контролируйте сроки ответов на требования лично.
Можно ли принять на должность человека без стажа?
Формально можно, если он соответствует остальным требованиям. Но учёт в ООО с несколькими режимами налогообложения лучше доверить человеку с подтверждённым опытом.
Услуга по теме: Ответы на требования и пояснения ФНС.