Учет НДС — это набор регулярных действий: выставить счет-фактуру с налогом, зарегистрировать входящие счета-фактуры, посчитать налог к уплате и сдать декларацию. С 2026 года общая ставка налога — 22 %. Декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, а налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Что именно вы учитываете
НДС возникает в момент реализации: когда вы отгрузили товар, выполнили работу или оказали услугу. К сумме реализации вы добавляете налог по ставке 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ) и предъявляете его покупателю. Для этого вы составляете счет-фактуру — документ, на основании которого покупатель примет налог к вычету.
Входящий НДС — это налог, который вам предъявили поставщики. Он уменьшает сумму к уплате в бюджет, но только если выполнены условия: есть счет-фактура, товар или услуга приняты к учету и будут использованы в деятельности, облагаемой НДС. Без документа или при использовании покупки в необлагаемых операциях вычет не применяется.
Отдельная ситуация — операции, где вы выступаете налоговым агентом. По ст. 161 НК РФ вы обязаны исчислить расчетным методом и уплатить налог в бюджет вне зависимости от того, исполняете ли вы сами обязанности налогоплательщика. Если продавец освобожден от НДС или не является налогоплательщиком, в договоре и первичном документе ставится отметка «Без налога (НДС)». Если такая отметка проставлена недостоверно, обязанность по исчислению и уплате налога возлагается на продавца.
Порядок действий по кварталу
Работайте по циклу, привязанному к кварталу. Так вы не пропустите сроки и не накопите ошибок к отчетной дате.
- В течение квартала фиксируйте каждую отгрузку и каждое поступление. Выставляйте счета-фактуры покупателям, регистрируйте счета-фактуры поставщиков.
- Сверяйте документы с контрагентами. Расхождение в сумме или дате — частая причина, по которой вычет не проходит.
- По итогам квартала считайте налоговую базу и сумму налога к уплате: начисленный НДС минус вычеты.
- Сдайте декларацию в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом (ст. 174 НК РФ).
- Запланируйте платежи: налог платится равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Если вы продаете товары с налогом, покупателю нужен счет-фактура. По ст. 168 НК РФ налогоплательщики на спецрежимах, освобожденные от обязанностей налогоплательщика, счета-фактуры не составляют. Если вы освобождены от НДС, в документах делается надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)».
Особые случаи: продажа бизнеса и собственные нужды
Продажа предприятия в целом — редкая, но сложная операция. По ст. 158 НК РФ налоговая база определяется отдельно по каждому виду имущества. В сводном счете-фактуре цена каждого вида имущества принимается равной произведению его балансовой стоимости на поправочный коэффициент, а к счету-фактуре прилагается акт инвентаризации.
Для товаров и имущественных прав, отгруженных и переданных начиная с 01.01.2026, в графах «Ставка НДС» и «Сумма НДС» указывается расчетная налоговая ставка 18,03 % и сумма налога как соответствующая ей доля налоговой базы (ст. 158 НК РФ). Это не замена общей ставки 22 %, а специальный расчет для данной операции. Если вы планируете продажу бизнеса целиком, проверьте расчет по каждому виду имущества до подписания документов.
Второй случай — передача товаров, работ или услуг для собственных нужд, расходы на которые не принимаются к вычету при исчислении налога на прибыль. По ст. 159 НК РФ налоговая база определяется как стоимость этих товаров. Если вы используете покупку в такой операции, НДС нужно начислить.
Типичные ошибки
Первая ошибка — вычет без документа. Покупка есть, товар получен, а счет-фактура не пришел или оформлен с ошибкой. Вычет по такому НДС заявлять нельзя.
Вторая ошибка — путаница со ставками. Общая ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Расчетная ставка 18,03 % применяется в конкретной ситуации по ст. 158 НК РФ, а не вместо общей. Подставлять ее в обычные счета-фактуры нельзя.
Третья ошибка — неверная отметка «Без налога (НДС)». По ст. 161 НК РФ недостоверная отметка в договоре или первичном документе переносит обязанность по исчислению и уплате налога на продавца. Проверяйте, есть ли у продавца основание для такой отметки.
Четвертая ошибка — пропуск срока. Декларация подается только в электронной форме не позднее 25-го числа, платежи идут тремя долями до 28-го числа (ст. 174 НК РФ). Если платить одной суммой в последний месяц, вы нарушите график.
Пятая ошибка — отсутствие раздельного учета. Если часть операций облагается налогом, а часть нет, входящий НДС нужно распределять. Без раздельного учета вычет задним числом не восстановить.
Последствия
За несданную или просроченную декларацию, занижение налога и неуплату наступает ответственность по Налоговому кодексу. Точные размеры штрафов зависят от состава нарушения, поэтому проверяйте их по действующей редакции НК РФ перед подачей уточненной декларации.
Помимо штрафа, есть денежный эффект: пени начисляются за каждый день просрочки платежа. Если ошибка найдена в вычетах, покупатель может потерять вычет, а вы — получить требование о корректировке документов.
Отдельно проверьте право на ставку 0 %. По ст. 165 НК РФ право на нее подтверждается пакетом документов, а порядок определения суммы налога, относящейся к приобретенным товарам и услугам, устанавливается учетной политикой для целей налогообложения. Если такого порядка в политике нет, распределение налога придется обосновывать вручную.
Частые вопросы
Какая ставка НДС действует в 2026 году?
Общая ставка — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Расчетная ставка 18,03 % применяется в отдельных случаях, например при продаже предприятия по ст. 158 НК РФ.
Когда сдавать декларацию и платить налог?
Декларацию подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Можно ли принять НДС к вычету без счета-фактуры?
Нет. Вычет заявляется на основании счета-фактуры при условии, что покупка принята к учету и используется в облагаемой НДС деятельности.
Что будет, если поставить отметку «Без налога (НДС)» ошибочно?
По ст. 161 НК РФ при недостоверной отметке в договоре или первичном документе обязанность по исчислению и уплате налога возлагается на продавца.
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.