УПД с НДС — это универсальный передаточный документ, в котором вы одновременно оформляете отгрузку и предъявляете покупателю налог. В нём должна стоять ставка налога и его сумма, а сам документ служит основанием для вычета у покупателя. Если в УПД налог не выделен или выделен неверно, покупатель рискует потерять вычет, а продавец — получить доначисление.
Что такое УПД и зачем в нём НДС
УПД заменяет сразу два документа: счёт-фактуру и первичный документ о передаче товара, работы или услуги. Для покупателя он подтверждает и получение ценностей, и право на вычет. Для продавца — факт реализации и обязанность заплатить налог.
Если вы работаете с НДС, в УПД должны быть заполнены графы со ставкой и суммой налога. Без них документ не годится ни как основание вычета, ни как подтверждение стоимости сделки с налогом. Покупатель на общей системе получит документ без налога и не сможет принять его к вычету.
Отдельно про тех, кто НДС не платит. Продавцы, освобождённые от обязанностей налогоплательщика, и лица, не являющиеся налогоплательщиками, в договоре и первичном документе делают запись или проставляют отметку «Без налога (НДС)». Это правило установлено ст. 161 НК РФ.
Какую ставку указывать в 2026 году
Общая ставка налога — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Её вы ставите в графе «Ставка НДС» по обычным операциям: продажа товаров, работ, услуг на территории России.
Есть ситуации, где применяется расчётная ставка. Например, при продаже предприятия в целом как имущественного комплекса в сводном счёте-фактуре по каждому виду имущества указывают расчётную ставку 18,03 % и сумму налога как соответствующую долю налоговой базы. Это правило по ст. 158 НК РФ применяется к товарам и имущественным правам, отгруженным и переданным начиная с 01.01.2026.
Не путайте эти случаи. Расчётная ставка из ст. 158 НК РФ — не замена общей ставки 22 %. Она применяется только там, где закон прямо это предусматривает, а не по вашему выбору.
Порядок действий: от отгрузки до декларации
Сначала определите момент, когда нужно оформить УПД. Документ выставляют на отгрузку или передачу результата работ, услуг. Если цена или количество потом изменились, оформляйте корректировочный документ. Налогоплательщик вправе составить единый корректировочный счёт-фактуру на изменение стоимости по двум и более ранее выставленным счетам-фактурам (ст. 154 НК РФ).
Заполните обязательные реквизиты. Помимо обычных данных о сторонах и сделке, в документе указывают страну происхождения товара, регистрационный номер декларации на товары и регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости (ст. 154 НК РФ). Эти поля нужны, если товар импортный или подлежит прослеживаемости.
Дальше — отчётность и платежи. Декларацию по НДС подают в электронной форме не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Налог платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ). То есть по итогам квартала у вас три платежа, а не один.
Если вы экспортёр и применяете ставку 0 %, готовьте подтверждающие документы. По ст. 165 НК РФ в налоговые органы представляют реестр перевозочных документов с номерами документов, датой реализации, стоимостью работ и услуг, кодами государств отправления и назначения, датами штемпелей пограничных и припортовых станций. Реестр заменяет часть бумаг, но требует аккуратности в реквизитах.
Ошибки в УПД и их последствия
Первая ошибка — неверная ставка. Указали старую ставку вместо 22 % — сумма налога не сойдётся с базой, и документ придётся исправлять. Покупатель до исправления не сможет уверенно принять вычет.
Вторая ошибка — отметка «Без налога (НДС)» там, где её быть не должно. Если установлен факт недостоверного проставления продавцом такой отметки в договоре или первичном документе, обязанность по исчислению и уплате налога возлагается на этого продавца (ст. 161 НК РФ). Проще говоря, налог заплатите вы, а не покупатель.
Третья ошибка — потеря права на освобождение или на патент. Налогоплательщики-продавцы, освобождённые от обязанностей налогоплательщика, и лица, не являющиеся налогоплательщиками, при утрате права на освобождение либо на применение патентной системы исчисляют и уплачивают налог по операциям реализации начиная с периода, в котором они перешли на общий режим (ст. 161 НК РФ). Если вы на патенте и превысили условия, УПД с отметкой «без НДС» станут неверными с начала такого периода.
Четвёртая ошибка — налоговый агент забыл про свои обязанности. Налоговые агенты обязаны исчислить расчётным методом и уплатить налог в бюджет вне зависимости от того, исполняют они обязанности налогоплательщика или нет (ст. 161 НК РФ). Ссылка на то, что «мы не плательщики НДС», здесь не работает.
Последствия однотипны: доначисление налога, пени и необходимость перевыставить документы. Покупатель, потерявший вычет, обычно приходит с претензией и просит исправленный УПД.
Как проверить УПД перед отправкой
Сверьте ставку с операцией: 22 % по общей норме, расчётная ставка — только в случаях, прямо указанных в законе. Проверьте, что сумма налога равна произведению базы на ставку и совпадает с данными учёта.
Пройдитесь по реквизитам прослеживаемости и происхождения товара, если они нужны. Убедитесь, что отметка «Без налога (НДС)» стоит только у тех, кто действительно вправе её ставить.
Сверьте даты. Документ должен попасть в тот квартал, когда произошла отгрузка или передача. Иначе декларация разойдётся с книгой продаж.
Частые вопросы
Нужно ли выделять НДС в УПД, если я на УСН?
Если вы освобождены от обязанностей налогоплательщика, в договоре и первичном документе ставите отметку «Без налога (НДС)» по ст. 161 НК РФ. Как только право на освобождение утрачено, налог считаете с периода перехода на общий режим.
Какую ставку ставить в УПД в 2026 году?
По обычной реализации — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Расчётная ставка 18,03 % применяется в отдельных случаях, например при продаже предприятия как имущественного комплекса по ст. 158 НК РФ.
Что будет, если ошибиться в сумме налога?
Покупатель не сможет принять вычет по такому документу. Вам придётся выставить исправленный УПД и уточнить данные в декларации, иначе сумма налога разойдётся с базой.
Когда платить НДС за квартал?
Декларацию подаёте в электронной форме до 25-го числа следующего месяца. Налог платите равными долями до 28-го числа каждого из трёх следующих месяцев (ст. 174 НК РФ).
Услуга по теме: НДС: книги покупок и продаж, разрывы, вычеты, раздельный учёт.