Ведите учёт доходов и расходов в книге учёта, платите налог по своей ставке и сдавайте декларацию по УСН в срок. С 2026 года к этому добавляется НДС: при доходах выше лимита вы платите его по ставке 22 % или применяете пониженные ставки 5 % и 7 %. Ниже — что именно делать по шагам и где чаще всего ошибаются.
Что входит в бухгалтерию на УСН
На упрощённой системе вы обязаны вести учёт доходов и расходов для расчёта налоговой базы. Делается это в книге учёта доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (ст. 346.24 НК РФ). Форму и порядок заполнения книги утверждает налоговый орган.
Из этого следует главное: бухгалтерия на УСН — это не полный бухгалтерский учёт со всеми счетами и проводками, а налоговый учёт. Вам нужны подтверждённые документы по каждой операции и записи в книге. На их основе считаются авансовые платежи, налог за год и заполняется декларация.
Отдельно держите в порядке документы по сотрудникам, если они есть: выплаты, удержания и взносы. Эти данные в книгу учёта доходов и расходов не попадают, но обязанности по ним сохраняются.
Порядок действий: что делать каждый месяц и квартал
Начните с выбора объекта налогообложения. На объекте «доходы» базовая ставка 6 % (ст. 346.20 НК РФ). На объекте «доходы минус расходы» ставка другая, и там нужно подтверждать каждый расход. Если вы ещё не зарегистрированы как плательщик УСН, подайте уведомление при постановке на учёт — вновь созданная организация и вновь зарегистрированный ИП вправе применять УСН с даты постановки на учёт (ст. 346.13 НК РФ).
Дальше работа идёт по циклу:
- Собирайте первичные документы по каждой операции: договоры, акты, платёжные документы, чеки. Без документа расход не существует, а доход всё равно придётся показать.
- Записывайте доходы и расходы в книгу учёта по мере совершения операций, а не раз в год. Восстанавливать записи задним числом долго и рискованно.
- Считайте авансовый платёж по итогам квартала и платите его в срок.
- Следите за лимитом доходов. Если превысите его, право на УСН вы утратите, и тогда декларацию нужно подать не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором это произошло (ст. 346.23 НК РФ).
- По итогам года сформируйте декларацию по УСН.
Отдельно проверьте, не появилась ли у вас обязанность по НДС. Об этом — в следующем разделе.
НДС на УСН с 2026 года
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы. Для 2029 года лимит — 15 млн рублей, для 2030 года и последующих — 10 млн рублей (ст. 145 НК РФ).
Если доходы выше лимита, освобождение не действует. Тогда вы либо платите НДС по общей ставке 22 %, либо применяете пониженные ставки: 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Выбор ставки нужно закрепить в заявлении, и применять её придётся ко всем операциям — разные ставки в зависимости от покупателя не допускаются.
Вновь созданная организация и вновь зарегистрированный ИП на УСН освобождаются от обязанностей по НДС с даты постановки на учёт (ст. 145 НК РФ). Но как только доход превысит лимит, право на освобождение теряется с 1-го числа месяца, в котором произошло превышение. Повторно освобождение не дадут.
Практический вывод: считайте доход нарастающим итогом каждый месяц. Так вы заранее увидите приближение к лимиту и успеете решить, какую ставку НДС применять.
Сроки отчётности и уплаты
Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Эти же даты удобно использовать как контрольные точки для сверки книги учёта и расчётов.
Если вы утратили право на УСН, срок другой: декларация подаётся не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, в котором это произошло (ст. 346.23 НК РФ). Не ждите конца года — иначе получите просрочку.
Заведите привычку сверять данные книги учёта с выпиской по расчётному счёту и кассой до подачи декларации. Расхождения между книгой и банком — самая частая причина вопросов при проверке.
Частые ошибки и последствия
Первая ошибка — не вести книгу учёта вообще или заполнять её раз в год по памяти. Учёт доходов и расходов — прямая обязанность (ст. 346.24 НК РФ), и при проверке подтверждать цифры придётся документами.
Вторая — показывать расходы без подтверждающих документов. На объекте «доходы минус расходы» это приводит к завышению расходов и доначислению налога.
Третья — не следить за лимитом доходов. Пропустили превышение — утратили право на УСН и получили обязанность по НДС с начала месяца превышения (ст. 145 НК РФ). Пересчитывать придётся и налоги, и отчётность.
Четвёртая — путать лимит для освобождения от НДС и лимит для пониженных ставок. Это разные пороги: 20 млн рублей для освобождения и 250 или 450 млн рублей для ставок 5 % и 7 %. Ошибка в выборе ставки ведёт к неверно исчисленному налогу.
Пятая — тянуть с декларацией при утрате права на УСН. Срок в этом случае считается от квартала, а не от конца года (ст. 346.23 НК РФ).
Частые вопросы
Нужно ли ИП на УСН вести бухгалтерский учёт полностью?
Нет. Достаточно вести учёт доходов и расходов в книге учёта (ст. 346.24 НК РФ) и хранить документы по операциям.
Когда платить НДС, если доходы превысили 20 млн рублей?
Освобождение теряется с 1-го числа месяца, в котором произошло превышение (ст. 145 НК РФ). Дальше вы платите НДС по ставке 22 % либо применяете 5 % или 7 % в зависимости от суммы доходов.
Какую ставку НДС выбрать при доходах до 250 млн рублей?
Можно применять 5 % (п. 8 ст. 164 НК РФ). Ставка 7 % доступна при доходах до 450 млн рублей. Выбранную ставку нужно закрепить в заявлении и применять ко всем операциям.
Что будет, если сдать декларацию по УСН позже срока?
Это просрочка отчётности. Чтобы снизить риск, сверяйте книгу учёта с документами заранее и подавайте декларацию к 25 марта (ООО) или к 25 апреля (ИП) (ст. 346.23 НК РФ).
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».