Бухгалтерский учёт на УСН вести нужно, но не в полном объёме, как на общем режиме. Организации обязаны вести учёт и сдавать отчётность, ИП — только налоговый учёт для расчёта налога. Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ).
Что именно обязаны вести ООО и ИП
ООО на УСН ведёт бухгалтерский учёт и составляет отчётность. Упрощённые формы отчётности для малого бизнеса облегчают работу, но не отменяют её. Владельцу важно понимать: отсутствие отчётности — это нарушение, а не «упрощение».
ИП на УСН бухгалтерский учёт не ведёт. Ему достаточно налогового учёта: книги учёта доходов и расходов, первичных документов по сделкам. Но если у ИП есть работники, добавляется кадровый и налоговый учёт по выплатам.
Отдельная история — ООО, где директор и он же единственный учредитель. Учёт всё равно нужен: организация — самостоятельное лицо, и её отчётность не зависит от того, кто ей управляет.
Налог на УСН: ставки и сроки
Базовая ставка УСН — 6 % на объекте «доходы» (ст. 346.20 НК РФ). Регионы могут снижать ставку, поэтому проверьте закон своего субъекта.
Декларация подаётся раз в год: организации — до 25 марта, ИП — до 25 апреля (ст. 346.23 НК РФ). Авансовые платежи платят по итогам квартала, но декларацию за квартал не сдают.
Что делать: заведите книгу учёта доходов и расходов, сохраняйте все первичные документы, фиксируйте доходы по дате поступления денег. На объекте «доходы минус расходы» дополнительно нужны документы, подтверждающие каждую статью расходов.
НДС на УСН: главное изменение 2026 года
С 1 января 2026 года общая ставка НДС — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2025–2028 годы (ст. 145 НК РФ). Порог будет снижаться: 15 млн рублей за 2029 год, 10 млн рублей за 2030 год и далее.
Если доходы выше порога, освобождение не действует. Тогда можно применять ставку 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Это не автоматический выбор: нужно считать доходы, следить за лимитом и вовремя переходить на нужную ставку.
Что сделать сейчас: посчитайте доходы за 2025 год. Если они близки к 20 млн рублей, проверьте, не теряете ли вы освобождение. При работе с НДС придётся выставлять счета-фактуры и сдавать отчётность по НДС — это уже полноценный бухгалтерский блок.
Переход между режимами и учёт расходов
При переходе на УСН часть расходов учитывается по особым правилам. Расходы на товары, приобретённые для дальнейшей реализации, учитываются по мере реализации товаров (ст. 346.25 НК РФ). Расходы на хранение, обслуживание и транспортировку этих товаров учитываются в том периоде, когда они фактически оплачены после перехода на УСН.
При обратном переходе с УСН на общий режим нужно правильно перенести остатки: стоимость основных средств и товаров, суммы unpaid расходов. Ошибки здесь приводят к занижению базы и доначислениям.
Что делать: перед сменой режима составьте перечень остатков товаров и основных средств, проверьте, какие расходы уже оплачены, но не учтены. Зафиксируйте это документами на дату перехода.
Типичные ошибки владельца на УСН
Первая ошибка — путать «упрощёнку» с отсутствием учёта. Документы теряются, книга учёта не ведётся, а к моменту проверки восстановить картину невозможно.
Вторая — не следить за лимитом доходов и порогом освобождения от НДС. Переход происходит незаметно, а обязанности по НДС возникают сразу.
Третья — учитывать расходы на товары до их реализации. На объекте «доходы минус расходы» это занижает налог и даёт повод для доначислений.
Четвёртая — неверно переносить остатки при смене режима. Это самая дорогая ошибка, потому что исправлять её приходится за прошлые периоды.
Последствия одинаковы: пени, штраф за неверный расчёт налога, требования пояснений. Если декларация не сдана вовремя, наступает ответственность по НК РФ.
Как организовать учёт: порядок действий
Шаг первый — определите, кто ведёт учёт: штатный бухгалтер, вы сами или внешняя компания. Для ИП без работников и с небольшими оборотами хватает самостоятельного учёта.
Шаг второй — заведите книгу учёта доходов и расходов и настройте хранение первичных документов. Договоры, акты, чеки, платёжные поручения — всё должно быть доступно по каждой сделке.
Шаг третий — составьте календарь: квартальные авансы, годовая декларация, отчётность по работникам, контроль лимита доходов для НДС.
Шаг четвёртый — раз в квартал сверяйте расчёт налога с фактическими поступлениями. Так вы заметите ошибку до того, как её найдёт налоговая.
Частые вопросы
Обязан ли ИП на УСН вести бухгалтерский учёт?
Нет. ИП ведёт налоговый учёт: книгу учёта доходов и расходов и первичные документы. Бухгалтерская отчётность для ИП не требуется.
Нужно ли ООО на УСН сдавать бухгалтерскую отчётность?
Да. Организация ведёт бухгалтерский учёт и составляет отчётность независимо от режима налогообложения. Упрощённые формы облегчают работу, но не отменяют её.
Когда сдавать декларацию по УСН за год?
Организации — не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ).
Что будет, если доходы превысят 20 млн рублей?
Освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ перестанет действовать. Придётся начислять НДС по ставке 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ).
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».