Лимита по числу работников на УСН в 2026 году нет. Ограничение по численности относится к другим спецрежимам, а для упрощённой системы ключевые пороги считаются по доходам и остаточной стоимости основных средств. Поэтому вопрос «сколько работников» на практике сводится к тому, какую ставку налога вы применяете и не теряете ли право на освобождение от НДС.
Что на самом деле ограничивает УСН
Упрощённая система устроена так, что налоговая смотрит не на штат, а на финансовые показатели бизнеса. Для вас как для владельца это означает: нанимать людей можно без оглядки на их количество, но нужно следить за доходами.
Доходы определяются по правилам ст. 346.15 НК РФ и подпунктов 1 и 3 пункта 1 ст. 346.25 НК РФ. Именно от этой суммы зависит, остаётесь ли вы на УСН и по какой ставке платите НДС.
Отдельно проверяйте остаточную стоимость основных средств. Если вы покупаете оборудование, транспорт, недвижимость и ставите их на баланс, этот показатель тоже влияет на право применять УСН. Штат на это не влияет.
Ставка налога и пороги по доходам
Базовая ставка на объекте «доходы» — 6 % (ст. 346.20 НК РФ). Этот режим удобен, когда расходов мало, а сотрудников много: фонд оплаты труда не меняет саму ставку.
Если доходы растут, вы можете применять ставку НДС 5 % при доходах до 250 млн рублей или 7 % при доходах до 450 млн рублей (п. 8 ст. 164 НК РФ). Это не отдельный налог вместо УСН, а способ платить НДС по пониженной ставке, оставаясь на упрощёнке.
Общая ставка НДС с 1 января 2026 года — 22 % (п. 3 ст. 164 НК РФ). Она применяется, если вы не подпадаете под освобождение и не выбрали льготную ставку.
Порог в 250 млн рублей работает как переключатель. Как только доходы в течение года превысили эту сумму, вы начинаете исполнять обязанности налогоплательщика НДС с 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения (п. 8 ст. 164 НК РФ). Штат здесь ни при чём — считайте выручку.
Освобождение от НДС: главный ориентир для небольших компаний
Организации и ИП на УСН освобождаются от НДС, если доходы не превысили 20 млн рублей за 2026–2029 годы. Далее порог снижается: 15 млн рублей за 2030 год, 10 млн рублей за 2031 год и последующие годы (ст. 145 НК РФ).
Пока вы в этом пороге, НДС можно не начислять и не выставлять счета-фактуры. Это заметно упрощает работу: меньше документов, меньше споров с покупателями.
Если порог превышен, право на освобождение теряется с 1-го числа месяца, в котором произошло превышение. Повторно получить освобождение после утраты права нельзя (ст. 145 НК РФ). Поэтому планируйте выручку заранее, особенно в конце квартала.
Как считать численность и зачем она нужна
Численность работников нужна для отчётности и для проверки права на другие режимы, например патент. Для УСН как таковой считайте её аккуратно, но не как лимит.
Считайте среднесписочную численность за период: сотрудники по трудовым договорам, внешние совместители, люди на гражданско-правовых договорах. Внутренние совместители учитываются один раз по основному месту.
Данные подавайте в налоговую в составе отчётности в установленные сроки. Если показатель резко вырос, проверьте, не появились ли основания для иных режимов или обязанностей.
Декларацию по УСН организации подают не позднее 25 марта, ИП — не позднее 25 апреля года, следующего за налоговым периодом (ст. 346.23 НК РФ). Численность в декларации не указывается, но она понадобится при переходе между режимами.
Порядок действий при росте бизнеса и штата
Шаг 1. Ведите помесячный учёт доходов по данным КУДиР. Сверяйте сумму с порогами 20 млн, 250 млн и 450 млн рублей.
Шаг 2. Определите, платите ли вы НДС. Если доходы ниже порога освобождения, НДС не начисляйте. Если выше — выберите ставку 5 % или 7 % и закрепите выбор.
Шаг 3. Проверьте остаточную стоимость основных средств. Приобретение дорогой техники или помещения может вывести вас из УСН быстрее, чем рост зарплат.
Шаг 4. Оформите сотрудников документально: трудовые договоры, приказы, табели. Это защитит вас при проверке и подтвердит расходы на оплату труда.
Шаг 5. Следите за сроками отчётности. Пропуск срока декларации по УСН ведёт к штрафу и блокировке счёта, поэтому ставьте напоминания заранее.
Ошибки и последствия
Ошибка первая — считать, что число сотрудников ограничивает УСН. Из-за этого бизнес отказывается от роста или дробит штат. Проверяйте доходы и стоимость основных средств, а не количество людей.
Ошибка вторая — не заметить превышение порога освобождения от НДС. Тогда НДС придётся начислить задним числом, а покупатели могут отказаться доплачивать. Повторное освобождение не предоставляется (ст. 145 НК РФ).
Ошибка третья — применять разные ставки НДС в зависимости от покупателя. Это прямо запрещено: не допускается применение разных налоговых ставок в зависимости от того, кто является покупателем (п. 8 ст. 164 НК РФ). Выбирайте одну ставку для всех операций.
Ошибка четвёртая — путать налоговый период и отчётный. Декларация подаётся по итогам года в сроки ст. 346.23 НК РФ, а авансы платятся в течение года. Пропуск аванса не освобождает от годового расчёта.
Ошибка пятая — не хранить документы по сотрудникам. При проверке расходы на зарплату без договоров и табелей могут снять, и налоговая база вырастет.
Частые вопросы
Сколько работников можно иметь на УСН в 2026 году?
Ограничения по числу работников для УСН нет. Следите за доходами и остаточной стоимостью основных средств — они определяют право на режим.
Влияет ли число сотрудников на освобождение от НДС?
Нет. Освобождение зависит от суммы доходов: 20 млн рублей за 2026–2029 годы, далее порог снижается (ст. 145 НК РФ).
Что будет, если доходы превысят 20 млн рублей?
С 1-го числа месяца, следующего за месяцем превышения, вы начинаете исполнять обязанности налогоплательщика НДС. Повторно освобождение не дадут.
Какую ставку НДС выбрать при росте доходов?
До 250 млн рублей доступна ставка 5 %, до 450 млн рублей — 7 % (п. 8 ст. 164 НК РФ). Ставка применяется ко всем операциям, дробить её по покупателям нельзя.
Услуга по теме: Комплексное ведение учёта на ОСНО, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы».