Закрытие месяца — это момент, когда начисленная зарплата, удержанные налоги и взносы попадают в учёт и отчётность. Владельцу не нужно знать проводки, чтобы проверить результат: достаточно сверить несколько документов и задать бухгалтеру прямые вопросы. Ниже — что именно посмотреть и на что насторожиться.
Что должно быть на выходе закрытия месяца
К концу месяца у вас на руках должен быть понятный набор документов. Это расчёт зарплаты по каждому сотруднику, свод начислений и удержаний, а также сведения о суммах, которые компания перечислила в бюджет и во внебюджетные фонды. Если бухгалтер присылает только итоговую цифру «к уплате» без расшифровки, проверить нечего.
Попросите расчётную ведомость и свод по сотрудникам. В них видно, кому сколько начислено, что удержано и что компания добавила сверху в виде взносов. Эти же суммы должны совпадать с тем, что отражено в отчётности и в платёжных документах.
Отдельно держите у себя подтверждения уплаты. Платёжные поручения с отметкой банка — ваш главный аргумент, если возникнет спор о том, перечислены деньги или нет.
Проверка зарплаты: с чем сверить суммы
Начните с простого: сравните сумму к выплате на руки с тем, что фактически пришло сотрудникам. Расхождение — повод сразу задать вопрос. Причины бывают безобидные (аванс, удержание по исполнительному листу), но владелец должен о них знать заранее.
Посмотрите, совпадает ли число сотрудников в расчётной ведомости с теми, кто реально работает. Лишняя строка — это начисление на человека, которого нет, а пропущенная — риск претензий от работника. Сверьте также оклады и ставки с трудовыми договорами и штатным расписанием.
Проверьте, что выплаты, которые вы делаете как владелец (дивиденды, займы, материальная помощь), не смешаны с зарплатой. Это разные основания, и путаница между ними искажает и учёт, и налоги.
Налоги и взносы: что сверить с отчётностью
Сравните суммы налогов и взносов из свода с тем, что указано в отчётности за период. Цифры должны совпадать до рубля. Если бухгалтер объясняет расхождение «округлением» или «переносом», попросите показать, где именно это отражено.
Проверьте, что сроки уплаты не пропущены. Даже при верно начисленных суммах просрочка платежа приводит к дополнительным начислениям, и лучше узнать об этом от бухгалтера, а не из требований. Держите календарь платежей, где видно, что и когда перечислено.
Сверьте начисления по каждому сотруднику с общей суммой взносов. Если взносы заметно не бьются с фондом оплаты труда, значит, часть выплат проведена иначе или не проведена вовсе. Это одна из самых частых ошибок в небольших компаниях.
Что спросить у бухгалтера
Задавайте вопросы в письменном виде — так проще вернуться к ответу позже. Прямые формулировки работают лучше общих: «Покажите расчёт по сотруднику Иванову за месяц», «Какие суммы мы перечислили в бюджет и когда», «Есть ли расхождения между ведомостью и отчётностью».
Спросите, какие выплаты в этом месяце не облагались взносами и почему. Попросите перечислить документы, на основании которых сделаны начисления: приказы, договоры, табели. Если оснований нет, начисление может быть оспорено.
Уточните, что изменилось по сравнению с прошлым месяцем: новые сотрудники, изменение окладов, больничные, отпуска. Резкий скачок сумм без объяснения — повод разобраться до сдачи отчётности, а не после.
Тревожные сигналы в учёте
Первый признак проблемы — вы не можете получить расшифровку сумм. Второй — документы приходят в последний момент, когда исправить уже ничего нельзя. Третий — бухгалтер отвечает общими словами и избегает конкретики по цифрам.
Насторожить должно и расхождение между тем, что вы знаете о бизнесе, и тем, что видите в отчётах. Например, сотрудников стало больше, а фонд оплаты труда не изменился. Или выплаты идут, а подтверждений перечисления налогов нет.
Отдельный сигнал — работа «в одном лице» без резервного доступа к документам. Если учёт ведётся в программе, к которой у вас нет доступа, вы зависите от одного человека. Это риск и для бизнеса, и для восстановления данных.
Что делать при обнаружении проблем
Сначала зафиксируйте расхождение письменно: направьте бухгалтеру перечень вопросов с конкретными суммами и документами. Дайте разумный срок на ответ и попросите письменные пояснения. Устные обещания «поправить позже» не защищают вас при проверке.
Если ответа нет или он не устраивает, запросите первичные документы и доступ к учётной системе. Сверьте данные самостоятельно или привлеките другого специалиста для проверки. Это не конфликт, а обычная сверка, которую владелец вправе проводить.
При серьёзных расхождениях обсудите порядок исправления: какие документы нужно оформить, что и когда пересчитать. Все договорённости фиксируйте письменно. Так у вас останется след, что вы реагировали на проблему, а не игнорировали её.
Частые вопросы
Можно ли проверить закрытие месяца, не разбираясь в бухгалтерии?
Да. Достаточно сверить расчётную ведомость с выплатами сотрудникам, а суммы налогов и взносов — с отчётностью и платёжными документами. Расхождения должны быть объяснены письменно.
Какие документы запросить у бухгалтера за месяц?
Расчётную ведомость, свод начислений и удержаний, подтверждения уплаты налогов и взносов, а также основания начислений: приказы, договоры, табели.
Что делать, если суммы в ведомости и отчётности не совпадают?
Направьте бухгалтеру письменный запрос с перечнем расхождений и попросите пояснить причины. До получения ответа не подписывайте отчётность и не подтверждайте суммы.
Как часто стоит устраивать такую проверку?
Регулярно, а не от случая к случаю: сверка по итогам каждого месяца занимает немного времени и позволяет замечать отклонения сразу, пока их легко исправить.
Услуга по теме: Экспресс-аудит, разбор чужих ошибок, приём дел от прошлого бухгалтера.